Les contamos el caso de una de las tantas empresas que tuvieron que adaptarse a la nueva normalidad. Nos pareció importante compartirles el testimonio de Renita Sandosham, Gte. de Experiencia del Empleado de una firma tradicional como es el rubro legal.
Antes de la pandemia, solo el 7% de los trabajadores mundiales tenían la opción de trabajar a distancia. Ahora, el 42% de esa misma poblaciónestá trabajando desde casa a tiempo completo, y aproximadamente una cuarta parte se considera trabajadores esenciales y una tercera parte está desempleada.
En Everlaw, la cultura de nuestra empresa se había construido en torno a actividades e interacciones en persona, ya que la mayoría de nuestro equipo trabajaba en estrecha colaboración en dos pisos del mismo edificio. Nuestro equipo de liderazgo estaba convencido de que la comunicación cara a cara era fundamental para que los empleados fueran eficientes y productivos. Por eso nos preocupaba que las personas que trabajaban desde casa se perdieran la experiencia completa de trabajar en equipo y disfrutar de la sólida cultura empresarial que fomentamos cuidadosamente.
Sin reuniones en persona, almuerzos compartidos, happy hours e incluso charlas espontáneas en el pasillo, las personas perderían puntos de contacto clave con sus compañeros de trabajo para crear vínculos, intercambiar ideas y colaborar. Y con los nuevos empleados, sentimos que las actividades en persona eran aún más importantes para ayudarlos a sentirse parte del equipo. La colaboración es parte del ADN de nuestra empresa y las interacciones personales siempre han sido un foco.
Sin embargo, la necesidad es la madre de la invención, y logramos dar un giro bastante rápido cuando en nuestra casas matriz en California, EE.UU. se anunció las órdenes de refugio o cuarentena desde el 16 de marzo.
Cultivar la innovación remota
Sin la capacidad de hacer comunicación y colaboración cara a cara, teníamos que ser creativos para permitir conexiones y aun así hacer divertido el trabajo. Primero, tuvimos que construir rápidamente una infraestructura completa de trabajo remoto desde cero. Como resultado, nuestro plan era actuar primero y luego ajustar una vez que todos estuvieran en casa.
Cuatro días después del cierre de la oficina, organizamos nuestro primer “Pregúntame cualquier cosa” dirigido por el director ejecutivo. Además, en ese primer mes, lanzamos nuevas actividades y creamos una página “Virtualmente conectado” en la intranet para promover diferentes programas. Facilitamos una serie de talleres de aprendizaje y desarrollo después de que los empleados nos dijeron que querían consejos sobre cómo priorizar y adaptarse al cambio. También creamos una sala de Zoom directa llamada “Snack Zroom”, que permite a los miembros del equipo conectarse con otros durante unos minutos, diseñada para replicar la naturaleza casual de encontrarse con alguien en la cocina.
Estos programas permitieron a las personas tener una sensación de unión con sus equipos, y aunque nada puede reemplazar completamente la colaboración en persona, fue un paso en la dirección correcta hacia la revitalización de las interacciones en vivo a las que nos habíamos acostumbrado tanto.
Luchando contra el aislamiento
A continuación, queríamos asegurarnos de que los empleados pudieran gestionar el trabajo remoto a largo plazo. Estábamos particularmente preocupados por los nuevos empleados, que no conocen a nadie ni entienden cómo operamos. Por lo general, trasladamos a los nuevos empleados a Oakland para una sesión de incorporación de dos semanas.
Como no podíamos hacer eso, creamos actividades que los ayudarían a establecer conexiones personales con el personal en un ambiente informal y divertido. Organizamos salas de chat en línea, organizamos un juego de preguntas y respuestas virtuales e introdujimos registros de cohortes de nuevos empleados al comienzo de cada día. Cada grupo elige un nombre y el equipo de experiencia de los empleados diseña una pegatina a través de Etsy que representa a cada grupo.
Antes de la pandemia, tuvimos blitzes regulares de llamadas de ventas y reuniones de manos libres. Los empleados se acurrucarían para hacer crucigramas juntos, comerían almuerzos y celebrarían cumpleaños y otros eventos. Estas actividades en persona eran comunes y hacían que venir al trabajo fuera divertido. En consecuencia, sabíamos que tendríamos que idear actividades que replicaran estas interacciones sociales de formas que se sintieran orgánicas en un entorno virtual. Hicimos una lluvia de ideas sobre cómo hacerlo y se nos ocurrieron ideas que, según los empleados, son incluso más interactivas y creativas de lo que habíamos estado haciendo.
Una actividad popular son las “Everlawyer Talks” estilo TED, que presentan presentaciones de los empleados sobre un tema de su elección, desde astrología, DJ profesional, presentaciones en bandas, perfumería y fotografía. Estas charlas nos han permitido aprender sobre los pasatiempos y pasiones de nuestros colegas de una manera que nunca antes lo habíamos hecho, lo que nos ha ayudado a unir a los empleados y a combatir esos sentimientos de aislamiento.
El impacto
Inicialmente, nos preocupaba que los empleados no se entusiasmaran, dado que podían omitir fácilmente actividades que no estaban en la oficina, por lo que decidimos averiguar si las personas participaban en las actividades y qué sentían por ellas. Entonces, aproximadamente a los dos meses de haber estado en el lugar de refugio, distribuimos nuestra encuesta de satisfacción trimestral. Queríamos asegurarnos de que estábamos brindando actividades en línea que los colaboradores consideraran que valían la pena, pero que no se sentían obligados a participar, y que nuestros esfuerzos estaban haciendo felices a las personas en el trabajo. Nuestros temores eran infundados. Satisfacción de los empleados por eventos sociales un 5% más alta que la indicada en las dos últimas encuestas, ambas prepandémicas.
Además, si una actividad no es popular, podemos considerarla un experimento y probar otra cosa. Y todavía estamos aprendiendo todos los días. Por ejemplo, nos resultó complicado organizar interacciones de grupos grandes en Zoom, por lo que alentamos las actividades de grupos más pequeños, como una degustación de vinos virtual, una clase de cocina ramen y un “recorrido a pie” en línea por Praga. Esto permite a las personas mantener conversaciones más profundas sin la confusión y distracción de hablar entre sí.
COVID-19 ha cambiado el lugar de trabajo para todos y, si bien la necesidad de cambiar rápidamente al trabajo remoto nos sacó de nuestra zona de confort, nos ha llevado a compromisos productivos, creativos y únicos entre nosotros. No sabemos qué nos depara el futuro, si seremos híbridos-remotos o cuándo será posible regresar a la oficina, pero hemos aprendido habilidades y técnicas que nos ayudarán a mantenernos conectados y a tener interacciones divertidas e interesantes independientemente de lo que trae el futuro.
