A continuación, le indicamos cómo hacer que todos los miembros de su equipo, sin importar su origen, se sientan cómodos en las reuniones según Gorick Ng, Director de Harvard College
Cuando se les pide que describan cómo se sienten acerca de las reuniones, muchos profesionales usarán el mismo lenguaje: “aburrido”, “ineficiente” e “improductivo”. Si bien estos descriptores pueden parecer ciertos para algunos, no lo son para todos. Para algunos, las reuniones no son aburridas, son estresantes. No son ineficientes, se aíslan. No son improductivos, son confusos.
Si se está uniendo a una reunión en la que las personas son diferentes a usted, ya sea en términos de raza, etnia, género, sexo, orientación sexual, capacidad, religión, edad, dominio del idioma, antecedentes socioeconómicos, educación, grado de introversión, nivel de antigüedad, u otras características, entonces tu identidad puede influir no solo en cómo te ven los demás, sino también en cómo te ves a ti mismo.
¿Qué pasa si eres un introvertido entre los extrovertidos? una mujer en un entorno laboral dominado por los hombres; un hablante de inglés no nativo entre los hablantes nativos? Hay incluso distinciones menos obvias que pueden diferenciarte, como ser alguien que no fue contratado en una escuela “objetivo” o no encontrar puntos en común con tus compañeros de trabajo en términos de experiencia de vida.
El síndrome de la duda y el impostor puede ser paralizante. Las reglas tácitas y las expectativas ocultas solo hacen que las reuniones sean más difíciles de navegar.
¿Cuál es mi papel tácito en esta reunión: ser visto y escuchado, visto pero no escuchado, o ninguno de los dos?
¿Qué hago si mi punto de vista difiere del de la persona de más alto rango, el hablador más ruidoso o el caminante más largo?
¿Debo tomar medidas después de esta reunión para dar un paso al frente y arriesgarme a hacer “tareas domésticas de oficina” no promocionables? Si me mantengo bajo, ¿correré el riesgo de parecer no comprometido?
Cuando su mente esté llena de este diálogo interno, es probable que sienta estrés, aislamiento y confusión. Y luego puede tener la sensación de que todos los compañeros de trabajo lo ven y lo juzgan por su silenciosa desconexión.
Las reuniones no son un campo de juego nivelado, pero hay formas de hacerlas más cómodas para todos. Aquí hay cinco normas “no normales” para mejorar la equidad de sus reuniones y la productividad resultante.
1. Agendas y objetivos de la reunión
Es difícil establecer un campo de juego nivelado si solo las personas más experimentadas o bien conectadas tienen los conocimientos previos necesarios. Es difícil controlar las tangentes si nadie sabe cuál era el tema para empezar. Imagínese cómo se ve el éxito al final de la reunión, luego trabaje hacia atrás: ¿Qué decisiones desea haber tomado? ¿Qué temas te gustaría haber discutido? ¿Qué información deben tener las personas para asistir a la reunión? Un breve correo electrónico con algunos archivos adjuntos y viñetas es todo lo que se necesita para darles a todos un comienzo justo y mantenerlos concentrados.
2. Lluvia de ideas independiente
Es poco probable que descubra las ideas más originales de su equipo si no les da tiempo a las personas para procesarlas, sin que se vean obstaculizadas por la influencia de otros. Considere compartir preguntas con anticipación y pedirles a todos que vengan con reacciones preparadas. Si surge una discusión durante la reunión, considere hacer una pausa y dar a todos un momento para escribir sus propios pensamientos. De lo contrario, solo escuchará a la persona más segura, seguida de las reacciones instintivas de algunas personas al pensamiento rápido de esa persona.
3. Round robins
No está aprovechando al máximo todos los cerebros de la sala si dos personas desplazan a las otras ocho. Y definitivamente no escuchará a todos si las mujeres o las personas de color son siempre las que toman notas. En lugar de preguntar “¿Qué piensas?” y dejando que algunas voces se apropien de la discusión, considere tomar turnos, dando a todos la opción —y tiempo— para hablar o pasar. Haga lo mismo con los roles de tomar notas: en lugar de esperar a que una mujer se ofrezca como voluntaria (o sea “voluntaria”), establezca una rotación. De lo contrario, también podría pedirle su opinión al hombre más extrovertido o mayor.
4. Votos ciegos
El hecho de que todos digan “seguro” no significa que haya asegurado la aceptación de todos. Evite preguntar “¿Quién está dentro?” y luego esperar a que aquellos que carecen de antigüedad, confianza o reputación sucumban a la presión de los compañeros y también levanten la mano. En su lugar, considere administrar una encuesta anónima, ya sea a través de Zoom, a través de Google Docs o, si es en persona, haciendo que todos bajen la cabeza y levanten la mano. De lo contrario, corre el riesgo de ceder siempre a la persona de mayor rango o la persona más ruidosa.
5. Resúmenes
Los camareros de los restaurantes están capacitados para repetir pedidos atrasados para evitar transmitir el mensaje equivocado a la cocina. Los pilotos de líneas aéreas están entrenados para repetir instrucciones desde la torre de control de tráfico aéreo para evitar realizar maniobras incorrectas. Esta práctica es tan relevante para la oficina donde “seguro” puede significar “sí” en algunos entornos pero “no” en otros, o donde “Lo resolveremos” puede significar “Lo resolverás”. Antes de finalizar las reuniones, aclare quién hará qué y cuándo. Considere incluso hacer que cada persona repita sus propios pasos siguientes para asegurarse de que lo que la gente escuchó sea consistente con lo que se dijo.
Las opciones que he presentado requieren más tiempo y esfuerzo, pero la opción clara es o pasar más tiempo deliberando como organizador de la reunión o perder el tiempo de todo el grupo. Recuerde que el hecho de que alguien no esté hablando no significa que no tenga nada que decir. Puede ser que sientan que no se les ofrece la oportunidad o un espacio seguro para compartir su punto de vista. Mostrar acciones más deliberadas con reuniones hace que el equipo sea más inclusivo, colaborativo y, a su vez, productivo.
