Onboarding Digital ¿Puede Hacer o Deshacer la Experiencia de un Nuevo Empleado?

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Una mala incorporación puede hacer que sus empleados tengan menos confianza en sus nuevas funciones, peores niveles de compromiso y un mayor riesgo de abandonar el barco cuando vean un puesto nuevo y más interesante en otro lugar.

Aunque la mayor parte de la retórica en torno a la Gran Renuncia se centra en los trabajadores estadounidenses que ocupan puestos de oficina, la escasez de mano de obra está aumentando en todo el mundo en una amplia gama de sectores y tipos de funciones. América Latina, Europa del Este y Asia también son en medio de la turbulencia del mercado laboral, relativas tanto a la denominada mano de obra «cualificada» como a la «no cualificada». A medida que el mercado laboral mundial sigue cambiando, las empresas que retengan los talentos clave e inviertan en su fuerza laboral serán las que inviertan en la incorporación de empleados.

El propósito de la incorporación debería ser crear nuevas contrataciones para el éxito y reducir el tiempo que tardan en sentirse cómodos en sus nuevas funciones. Esto solo funciona si los procesos de incorporación se diseñan estratégicamente teniendo en cuenta el objetivo final. Pero la incorporación se ha vuelto aún más desafiante con el auge del trabajo remoto e híbrido. En una encuesta de Workable de 2021, los encuestados de RR. HH. informaron incorporación o formación remota como el mayor desafío de contratación durante la pandemia y sigue desafiando a los empleadores.

Incluso antes del turno virtual, más de un tercio de las empresas carecía de un proceso de incorporación estructurado, remoto o no. Además, muchas organizaciones subestiman el tiempo que tarda un nuevo empleado en dominar su puesto. El programa de incorporación dura 90 días, pero según el informe «Creación de un viaje de incorporación excepcional para los nuevos empleados» de Gallup, normalmente se necesitan nuevos empleados 12 meses para alcanzar todo su potencial de rendimiento.

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Las relaciones sólidas no se construyen sobre cimientos deficientes. Si quiere mejorar la retención del talento, tiene que mejorar la experiencia de incorporación de sus empleados. Gallup informa que solo El 12% de los empleados sienten que su empresa hace un buen trabajo incorporando nuevos miembros del equipo, lo que deja al 88% de los trabajadores con experiencias de incorporación mediocres. Y en una encuesta de Principles de 2021, El 94% de los profesionales de recursos humanos quien respondió dijo que las personas que habían contratado durante la pandemia solo habían interactuado dentro de la empresa de forma virtual y, de esos encuestados, el 31% dijo que los empleados tenían dificultades para conectarse con sus colegas. El 10% ni siquiera estaba seguro de cómo se adaptaban las nuevas contrataciones.

Teniendo en cuenta que una mala incorporación puede hacer que sus empleados tengan menos confianza en sus nuevas funciones, peores niveles de compromiso y un mayor riesgo de abandonar el barco cuando vean un puesto nuevo y más interesante en otro lugar, estas estadísticas son preocupantes, especialmente para las empresas que contratan a distancia.

Por otro lado, las empresas que implementen un programa de incorporación formal podrían ver Retención de los empleados un 50% mayor entre los nuevos empleados y una productividad un 62% mayor dentro del mismo grupo. Además, según el informe de incorporación de Gallup, los empleados que tienen una experiencia de incorporación positiva son casi tres veces más probable para sentirse preparado y apoyado en su papel, aumentar su confianza y mejorar su capacidad para desempeñar bien su papel.

Las claves del éxito de la incorporación

Un programa de incorporación corto no es lo único que perjudica las experiencias de sus nuevos empleados. Las contrataciones recientes también necesitan oportunidades para entablar relaciones en el lugar de trabajo con sus gerentes, compañeros y las principales partes interesadas. De hecho, el informe Gallup también revela que los empleados tienen más del triple de probabilidades de estar totalmente de acuerdo en que tuvieron una experiencia de incorporación excepcional cuando sus gerentes desempeñaron un papel activo en el proceso. Sin embargo, muchos gerentes no tienen la capacidad de apoyar o implementar programas de incorporación. Además, la mayoría de las empresas más pequeñas (e incluso algunos más grandes) no ofrecen programas de tutoría. Al no ofrecer oportunidades de tutoría a los nuevos empleados, le roba a los empleados la oportunidad de desarrollar las relaciones necesarias para tener éxito en su nuevo entorno de trabajo.

Como gerente, es su trabajo asegurarse de que la experiencia de cada nuevo empleado en el lugar de trabajo sea positiva, pero saber qué medidas debe seguir para crear un plan de incorporación eficaz puede resultar abrumador. Los siguientes tres pasos pueden ayudar a los directivos a crear procesos de incorporación estratégicos que preparen a las nuevas contrataciones para el éxito y mejoren la retención de los empleados.

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1. Establezca objetivos y medidas claros para el éxito.

Antes de establecer una nueva incorporación programa, debería empezar por revisar su incorporación objetivos. Y cuando revise los objetivos, asegúrese de que encapsulan las cuatro C: cumplimiento, aclaración, cultura y conexión. Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse:

  • ¿Ha identificado y explicado claramente los reglamentos, las políticas y los procedimientos que los empleados deben cumplir?
  • ¿Ha establecido claramente las expectativas laborales de los empleados y las ha vinculado a medidas concretas y con plazos determinados?
  • Una vez finalizado el programa, ¿comprenderán los empleados la cultura de su empresa y recibirán ayuda para establecer todas las relaciones vitales para su éxito?
  • ¿Dónde se deben mejorar las capacidades de su organización para ejecutar este nuevo programa?
  • Una vez finalizado el programa de incorporación, ¿cómo mejorará y mantendrá el equilibrio entre la vida laboral y personal de los nuevos empleados de forma continua?

Una vez que haya creado un conjunto de objetivos que aborden las cuatro C, es el momento de decidir cómo piensa medir el éxito. Sus medidas deben estar directamente vinculadas a sus objetivos e incluir métricas cuantitativas (como el porcentaje de nuevas contrataciones que siguen trabajando en su empresa después de un año) y métricas cualitativas (como los comentarios de los nuevos empleados sobre su experiencia de incorporación). Llegar a estos objetivos y medidas requiere la opinión de las partes interesadas de la organización, así que asegúrese de sacar tiempo para reunirse con los líderes de la empresa antes de seguir adelante.

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2. Cree un equipo de incorporación multidepartamental.

Si quiere mejorar la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo, tiene que crear un proceso de incorporación que vaya más allá de los RRHH e involucre a otras áreas de la empresa, incluidos los equipos relevantes, las principales partes interesadas y el CEO.

Cuanto antes los directores puedan presentar a los nuevos empleados a su equipo, mejor. Antes de hacer la presentación, asegúrate de que el equipo sabe por qué se ha contratado al nuevo empleado y qué funciones desempeñará en el equipo o en la organización. Aunque facilitar unas relaciones de equipo sólidas puede suponer una mayor inversión de tiempo inicial, puede ayudar a impulsar la productividad y el rendimiento de los empleados.

Es importante recordar que las nuevas contrataciones también interactuarán con las partes interesadas ajenas a su equipo inmediato. Sin embargo, no siempre es obvio para los nuevos empleados cómo van a trabajar con esas personas o la mejor forma de conectarse con ellas. Los gerentes pueden ayudar a construir estas relaciones haciendo una lista de nombres, incluidas notas sobre quiénes son y qué importancia tienen para la empresa. Como gerente, es su trabajo asegurarse de que las conexiones se desarrollen sin problemas, así que programe una hora para ponerse en contacto con las partes interesadas y asegurarse de que la red de nuevos empleados se está uniendo.

Una introducción que a menudo se pasa por alto (pero crítica que hacer) es entre su nueva contratación y el CEO de su empresa. Si tiene una organización más pequeña, programe un café individual o en grupo entre la (s) nueva (s) contratación (s) y el líder de su empresa. Si esto no es realista por el tamaño de la empresa, la ubicación o las limitaciones de tiempo, intente organizar un ayuntamiento o una fiesta especial con los empleados más nuevos, el equipo ejecutivo y su CEO. Conectar a los nuevos empleados con el CEO les dará una sensación de inclusión en la empresa y consolidará la idea de que el crecimiento que representan para la empresa es importante.

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Además, conocer al CEO ofrece a los empleados una ventana directa a la cultura de la empresa y al tipo de experiencia de los empleados que pueden esperar. Una buena primera reunión con el CEO se queda con los empleados durante mucho tiempo, lo que repercute positivamente en su sentido de pertenencia y compromiso, lo que, a su vez, impulsa una mejor retención y rendimiento.

3. Proporcionar apoyo durante todo el proceso de incorporación.

Durante la incorporación, los gerentes deben centrarse en reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas de los nuevos empleados y en aumentar el tiempo dedicado a la orientación profesional y a crear conexiones. Idealmente, RRHH le ha equipado con una plataforma tecnológica que se encarga de estas tareas clave. Con estas herramientas, podrá implementar y realizar un seguimiento de las prácticas recomendadas de incorporación en tiempo real en cada fase del proceso, como las siguientes:

  • Antes de que comience una nueva contratación, puede hacer que se registren en el portal de incorporación de su empresa para que puedan ver un vídeo de bienvenida, completar la documentación inicial y recibir el horario del primer día y el programa de incorporación personalizado general. También puede comprobar si se ha notificado a todas las partes interesadas de la llegada de la nueva contratación pendiente.
  • El primer día, puede comprobar si los nuevos empleados han completado con éxito su programación del día, incluido si conocieron a las partes interesadas clave, si los colocaron en su estación de trabajo, recibieron sus herramientas empresariales y terminaron su programa de aprendizaje del primer día. También puede recibir comentarios de los empleados sobre su experiencia del primer día, lo que le permite tomar medidas correctivas.
  • Durante el resto del programa de incorporación, puede comprobar si los nuevos empleados han leído información importante de la empresa, comprobar las tasas de finalización y aprobación de los módulos de aprendizaje electrónico y evaluar el impacto de la experiencia de incorporación en el logro de los objetivos clave de incorporación a nivel individual y de cohorte.
    • Al final del programa, tendrá un panel completo con el nivel de logro de cada uno de sus objetivos de incorporación para que pueda ver lo que funciona y lo que hay que mejorar.
  • Por último, querrá asegurarse de que esta nueva plataforma se integra en su sistema general de gestión de recursos humanos. De esa manera, puede realizar un seguimiento fácilmente del impacto de su programa de incorporación en el rendimiento real de los nuevos empleados y en los niveles de satisfacción de los nuevos empleados.En una época en la que las empresas luchan por retener talento, es imperativo crear un proceso de incorporación sólido para las nuevas contrataciones. Al implementar un programa de incorporación estratégico, los directores pueden fomentar la confianza de los nuevos empleados, aumentar el compromiso y crear un entorno que retenga el talento en los próximos años.

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