La Oficina del Futuro, Post Coronavirus!

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La pandemia ya empujó a millones a trabajar desde casa. Es probable que muchos de ellos vuelvan a una oficina muy diferente.


Si regresa a su oficina después de la nueva pandemia de coronavirus, probablemente notará algunas diferencias.

Al ingresar a su edificio, las puertas pueden abrirse automáticamente para que no tenga que tocar las manijas. Antes de abordar su elevador, puede decirle al elevador a dónde desea ir, en lugar de presionar los muchos botones dentro del elevador. Cuando llegue a su piso, podría entrar a una habitación llena de divisores y escritorios bien espaciados en lugar del abarrotado plan de piso abierto al que está acostumbrado. En áreas comunes como salas de reuniones y cocinas, espere ver menos sillas y documentación publicada de la última vez que se limpiaron.

Estos son solo los cambios que puede ver. Menos notorio en la oficina posterior al coronavirus serían políticas de limpieza más frecuentes, propiedades antimicrobianas entretejidas en telas y materiales, sistemas de ventilación amplificados o incluso la adición de luces UV para desinfectar más profundamente la oficina por la noche.

Por supuesto, todo esto supone que regrese a su antigua oficina. A medida que el coronavirus tiene un alto costo en la economía y la fuerza laboral, muchos no tendrán trabajos a los que regresar. Algunos que todavía están empleados ahora trabajarán permanentemente desde su hogar, y algunos empleadores optarán por reducir sus contratos de arrendamiento o buscar espacios de oficinas flexibles en lugar de arrendamientos a largo plazo. Los espacios de coworking probablemente nunca serán lo que alguna vez fueron, ya que renuncian a los escritorios calientes y los espacios comunes para áreas privadas más sanitarias y menos rentables.

Muchos de estos ajustes en el diseño de oficinas son en realidad solo aceleraciones de las tendencias inmobiliarias que existían mucho antes de la pandemia. Pero al igual que las políticas sobre telesalud y licor han cambiado rápidamente, la crisis de Covid-19 forzará cambios rápidos y permanentes tanto en bienes raíces comerciales como en la cultura laboral misma. La oficina como la conocemos nunca será la misma.

El coronavirus probablemente cambiará la apariencia y el funcionamiento del espacio de oficina

Trabajar desde casa todo el tiempo no es para todos, y muchos querrán volver a la oficina. Sin embargo, a medida que continúa la crisis de salud pública, el espacio de oficinas probablemente tendrá que modificarse para que las personas se sientan seguras al estar allí. Eso podría significar una inversión de la tendencia de oficina abierta.

Durante años, la cantidad de privacidad asignada a cada persona que trabajaba en una oficina había disminuido constantemente a medida que las empresas de todos los niveles adoptaban el omnipresente, aunque a menudo detestado, plan de oficina abierta. En efecto, eso significaba un espacio de oficina muy atractivo donde se podían ver muchos de sus compañeros de trabajo pero donde había poca separación entre los gérmenes de usted y sus colegas. Antes de la oficina abierta, las oficinas solían tener, bueno, oficinas, o al menos cubículos que dividían el espacio más grande y les daban a los empleados una apariencia de privacidad.

“Creo que esto va a remodelar el lugar de trabajo”, dijo a Recode Janet Pogue-McLaurin, directora y líder del lugar de trabajo en la firma de diseño y arquitectura Gensler. “El pensamiento de distancia social puede ser parte de nuestro ADN en el futuro”.

Eso significa que la gente querrá más espacio. Después de la última recesión, las compañías habían estado tratando de hacer más con menos. Eso significaba meter a más y más personas en espacios abiertos de oficina, una práctica conocida como “densificación”.

“La densificación tomará un descanso”, dijo Pogue-McLaurin. “Cambiaremos a,‘ ¿Cómo nos dedensificamos para crear el distanciamiento físico que ahora necesitamos tener? “

Eso podría significar más espacios privados u oficinas personales para individuos, y más distancia entre escritorios. En lugar de las configuraciones de escritorio que se enfrentan entre sí o están una al lado de la otra, ahora podríamos ubicarnos a la espalda de nuestros colegas con más espacio entre nosotros. Una sala de conferencias que normalmente se ajusta a 10 personas ahora solo puede sostener sillas para cinco. Espere un mayor espacio y menos opciones de asientos en áreas comunes como cocinas también.

“Cada configuración de cada plano de planta debe evaluarse para considerar el distanciamiento y la seguridad”, dijo Kate North, vicepresidenta de estrategia de lugar de trabajo en la empresa inmobiliaria Colliers International.

Esto también podría significar la reintroducción de varios tipos de barreras entre escritorios, incluidos los cubículos muy difamados, para bloquear el paso de gérmenes, un esfuerzo que podría ser más difícil dada la prevalencia en estos días de las opciones de escritorio de pie.

Christine Cavataio, presidenta y directora de operaciones de la firma de arquitectura Cuningham Group, cree que si bien las barreras físicas se utilizarán a corto plazo, la solución arquitectónica a más largo plazo se hará con espaciado.

En el futuro inmediato, “veremos cosas físicas y difíciles que crean separación”, dijo Cavataio. “Con el tiempo, comenzaremos a diseñar de manera diferente para crear espacio, en comparación con cuán ajustado podemos conseguirlo. ¿Podemos obtener nuestros generosos seis pies de distancia física y aún así crear un entorno empresarial en el que las personas quieran estar, sabiendo que tienen seguridad inherentemente basada en el diseño?

La empresa de servicios inmobiliarios comerciales Cushman & Wakefield está probando un nuevo concepto de diseño llamado “Six Feet Office” en el que muestra visualmente una ruta de tráfico peatonal única en la oficina para mantener a las personas a seis pies de distancia.

Quizás lo más importante, aunque menos visible, serán las acciones que los gerentes de las instalaciones tomen para desviar los puntos de congestión y limpiar las oficinas. La Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA) está trabajando actualmente junto con otros grupos especializados para sistemas de limpieza y ventilación, entre otras cosas, para crear pautas y protocolos para los operadores de edificios de todo el mundo.

Ese esfuerzo podría incluir todo, desde sistemas de filtración de aire de mayor calidad hasta limpiadores más potentes. Habrá que tratar todas las superficies, incluidas las manijas de las puertas, los interruptores de luz, las encimeras, los botones de las máquinas copiadoras, los equipos audiovisuales, las cafeteras y muchos más. Según Cavataio, las oficinas regulares probablemente tomarán señales del diseño de atención médica. Este cambio podría incluir la adición de elementos como accesorios de cobre, tela que retiene menos gérmenes y se puede limpiar más fácilmente, más espacio en cocinas y baños, así como más atención a la distancia que pueden salpicar los líquidos. Algunas empresas incluso podrían utilizar la iluminación UV para desinfectar oficinas por la noche o salas de reuniones entre usos, una práctica cada vez más común en los hospitales.

La automatización y la tecnología de voz también podrían desempeñar un papel. La tecnología como Amazon Alexa for Business, por ejemplo, podría convertirse en una nueva interfaz y eliminar la necesidad de presionar físicamente un botón o tocar una superficie en una oficina. Como Bret Kinsella, fundador y CEO de la publicación de tecnología de voz Voicebot.ai, explicó: “Hoy en día hay tecnología de voz en los almacenes, pero muy poco en entornos de oficina. Eso cambiará absolutamente “.

Inevitablemente, la forma más importante de prevenir la propagación de gérmenes en una oficina podría ser limitar el número de personas permitidas dentro de una vez. En lugar de hacer que todos trabajen en la oficina de nueve a cinco, las compañías pueden querer traer ciertos equipos en momentos específicos para disminuir la congestión. El proceso inicial de traer a los empleados de vuelta al trabajo, al menos, probablemente será escalonado.

“Lo que estamos anticipando es un aumento gradual de los negocios como de costumbre”, dijo Gilpin. “No esperamos que se abra una puerta de inundación de teatros y espacios corporativos para los empleados y el público. Vemos esto como un proceso gradual “.

La demanda de espacio de oficina es incierta

Hay dos tendencias en conflicto que afectarán si el coronavirus conduce a una disminución considerable de la demanda de espacio de oficina.

Primero, menos empleados que ingresan a la oficina, ya sea por despidos o por un aumento en el trabajo desde casa, podría significar menos necesidad de espacio de oficina.

Como Tim Savage, profesor clínico asistente de bienes raíces en el Instituto de Bienes Raíces Schack de la Universidad de Nueva York, dijo: “A medida que las personas se ven obligadas a trabajar desde casa, el espacio personal se convierte en una oficina. En cierto modo, hemos ampliado drásticamente la cantidad de espacio de oficina que tenemos “.

En segundo lugar, los protocolos de seguridad que requieren que las personas se separen al menos a seis pies de distancia podrían causar una mayor demanda de espacio de oficina para que las personas que trabajan allí no estén tan empaquetadas como solían estar.

“En resumen, es demasiado pronto para saber si las empresas arrendarán menos espacio”, dijo a Recode Julie Whelan, jefa de investigación de ocupantes de las Américas en la empresa de servicios inmobiliarios comerciales CBRE. “Si bien pueden necesitar menos espacio porque algunas personas pueden realizar parte de su trabajo de forma remota, también pueden necesitar más espacio para proporcionar el distanciamiento social que los empleados pueden sentir que necesitan para sentirse cómodos”.

Es posible que estas dos tendencias se cancelen mutuamente.

Pase lo que pase para exigir más o menos pies cuadrados, el coronavirus probablemente afectará el tipo de espacio que la gente está buscando. Los espacios con más áreas privadas que podrían limitar la propagación de gérmenes se volverán más populares, por ejemplo. Y aunque las salas de reuniones seguirán siendo importantes, las compañías probablemente reconsiderarán los tipos de salas de reuniones que deseen (y, por extensión, se preguntarán si una reunión es necesaria en persona en primer lugar). Esos nuevos tipos de salas de reuniones estarán orientados a proyectos grupales y colaboración.

“Vamos a reevaluar las reuniones cara a cara: que son realmente importantes y que pueden sustituirse”, dijo Pogue-McLaurin de Gensler. “Queremos reservar cuando nos reunimos para ser especiales e importantes y para crear relaciones, y para crear distancia social sin sentirnos incómodos”.

El coworking no está condenado, pero está destinado a cambiar

Los defensores de los espacios de coworking han argumentado durante mucho tiempo que las empresas que gestionan espacios de oficinas flexibles podrían resistir una recesión. Esto se debe a que, si bien varios clientes en espacios de coworking pueden optar por liquidar su espacio por completo, las compañías de coworking esperan una afluencia de nuevos clientes que buscan reducir el tamaño del espacio de oficina tradicional con largos plazos de arrendamiento en el llamado espacio flexible o coworking.

Lo que los entusiastas del espacio de coworking no anticiparon fue un temor, y un peligro legítimo de seguridad, de trabajar en lugares cercanos a otros. Las compañías de coworking como WeWork ya han visto una rápida disminución en la demanda ya que los clientes con compromisos mensuales han marcado o cancelado sus membresías de coworking debido a los pedidos de refugio en el lugar durante la pandemia. Los expertos dicen que este revés apenas señala el final del coworking. Probablemente sea temporal, aunque puede llevar a la desaparición de algunas compañías en apuros.

“Antes de esta crisis, vimos una desaceleración en la actividad de arrendamiento a operadores espaciales flexibles porque el sector estaba comenzando a racionalizarse”, dijo Whelan de CBRE a Recode. “Sin duda, la industria está sintiendo presión ahora, como lo demuestran los titulares sobre despidos entre muchas de las principales marcas [de coworking]”.

Antes de la crisis de Covid-19, muchas grandes empresas se aprovechaban cada vez más de los términos flexibles del espacio de coworking en lugar de tomar contratos de arrendamiento a largo plazo. Es probable que eso continúe, quizás incluso más rápidamente.

La incertidumbre que trae el coronavirus podría hacer que más compañías busquen un espacio flexible que pueda acomodar cambios rápidos en sus necesidades. Los espacios de coworking también pueden proporcionar entornos de oficina para los trabajadores remotos que eligen trabajar fuera de la oficina.

“En todo caso, esta crisis destaca por qué la flexibilidad es valiosa para las empresas”, dijo Whelan.

Sin embargo, el coworking como lo conocemos probablemente tendrá que cambiar para sobrevivir. Los espacios de coworking son conocidos por sus áreas comunes y servicios compartidos como escritorios calientes, donde cualquiera puede usar una estación de trabajo abierta, y donde a menudo no está claro qué tan recientemente se ha limpiado el espacio.

“Piense en las pequeñas cabinas telefónicas que la gente comenzaba a usar para llamadas de privacidad”, señaló Pogue-McLaurin de Gensler. “Si alguien estornudó, tienes una cajita llena de gérmenes”. (Meses antes del brote de coronavirus, las cabinas telefónicas de WeWork ya estaban marcadas como peligrosas porque contenían altos niveles de formaldehído).

Además de los protocolos de limpieza intensificados, los espacios de coworking tendrán que repensar el uso del espacio común, que es muy rentable y altamente rentable. Encajar tantas personas como sea posible en una ubicación ya no será tan aceptable como solía ser. Al igual que con las oficinas regulares, mantener seguros los espacios de coworking en un mundo posterior al coronavirus probablemente conducirá a más divisores y oficinas privadas. Eso también podría significar menos encuentros casuales entre personas de diferentes equipos y compañías, interacciones que las compañías de coworking dicen que los diferencian de las compañías de bienes raíces de oficinas regulares.

Afortunadamente para las compañías de coworking, su creciente base de clientes empresariales ya se había movido en esa dirección, alquilando secciones enteras, pisos e incluso edificios de compañías de coworking.

“Pre-Covid, las tendencias ya estaban inclinadas hacia un espacio de equipo más privado dentro de esas operaciones”, dijo Mark Gilbreath, CEO y fundador de LiquidSpace, una plataforma para que las empresas obtengan espacio de oficina flexible.

“Lo que más demandarán serán espacios que ofrezcan una medida de control y privacidad durante la recuperación, cuando todavía hay incertidumbre financiera y desde una perspectiva de salud y seguridad”.

Entonces, para aquellos que regresan a sus trabajos de oficina después del coronavirus, el espacio se verá diferente y serán funcionales para un futuro diferente. Con suerte, eso significará que también estén más seguros.

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