Cuando hablamos de absentismo, la conversación suele centrarse en la productividad, el bienestar y el número de días laborales perdidos. Si bien son indicadores importantes, solo reflejan una parte de la realidad.
La realidad es que, para los equipos de recursos humanos, la gestión de ausencias comienza por comprender por qué las personas no pueden trabajar. Sin embargo, los problemas administrativos y el desafío para la experiencia del empleado empiezan en el momento en que este necesita reportar su ausencia. Recopilar información precisa de forma rápida, constante y con tacto suele ser el primer obstáculo, y uno que puede generar una presión considerable tanto para los equipos de recursos humanos como para los empleados.
En todo el Reino Unido, millones de días laborales se pierden cada año por ausencias. Sin embargo, muchas organizaciones aún dependen de sistemas que han cambiado poco en la última década: los empleados llaman directamente a un gerente, dejan un mensaje de voz o envían un mensaje que puede no ser atendido hasta mucho más tarde.
En teoría, estos procesos funcionan. En la práctica, suelen fallar justo cuando las empresas más los necesitan. Además, no se ajustan a la experiencia laboral moderna.
Los lunes por la mañana, los días posteriores a los días festivos y los periodos de enfermedad estacional generan picos predecibles en las notificaciones de ausencia. Además, son los momentos de mayor presión para los gerentes y los equipos de recursos humanos. Las llamadas quedan sin respuesta, los mensajes se pierden y la información crucial se retrasa o, peor aún, no se registra.
Las consecuencias van mucho más allá de las molestias administrativas.
Cuando los gerentes descubren una ausencia una vez iniciada la jornada laboral, disponen de menos tiempo para organizar la cobertura, reasignar tareas o gestionar los compromisos con los clientes. En sectores como la sanidad, la hostelería, el comercio minorista, la logística y la industria manufacturera, estos retrasos pueden tener un impacto operativo inmediato.
También existe una consideración en materia de cumplimiento normativo. Un registro de ausencias preciso y coherente es fundamental para una gestión eficaz del personal. Si la información se registra de forma inconsistente, con retraso o pasa por varias personas antes de llegar a Recursos Humanos, el riesgo de errores aumenta considerablemente. Con el tiempo, estas deficiencias pueden generar dificultades cuando las organizaciones necesitan revisar los patrones de ausencia, promover el bienestar de los empleados o demostrar que las políticas se han aplicado de forma justa y coherente.
Para muchos responsables de recursos humanos, el problema no radica en la falta de un proceso, sino en que dicho proceso depende de la intervención manual en cada etapa.
Aquí es donde la IA puede aportar un valor real.
Gran parte del debate sobre la IA en el ámbito laboral se centra en programas de transformación a gran escala. En realidad, algunas de las aplicaciones más exitosas resuelven problemas operativos muy específicos, generando un crecimiento inmediato o reduciendo costes. El registro de ausencias es un ejemplo de ello.
Una línea de gestión de ausencias con inteligencia artificial puede responder a todas las llamadas las 24 horas del día, recopilar información de forma sistemática, notificar inmediatamente a los responsables pertinentes y crear un registro fiable de cada interacción. En lugar de sustituir el criterio humano, elimina las tareas administrativas repetitivas y garantiza que la información llegue a las personas adecuadas en el momento preciso.
Es importante destacar que también mejora la experiencia del empleado. Informar de una ausencia no debería implicar múltiples llamadas, mensajes sin respuesta ni incertidumbre sobre si la información se ha recibido. Los empleados necesitan tener la seguridad de que su mensaje se ha registrado y que su responsable ha sido informado. Necesitan tranquilidad para concentrarse en recuperarse y poder reincorporarse al trabajo. La IA puede brindarles esa tranquilidad al instante.
Vemos esto como parte de un cambio más amplio en la forma en que las organizaciones adoptan la IA. Las implementaciones más efectivas rara vez son las más ambiciosas. Son aquellas que abordan un desafío empresarial real, ofrecen resultados medibles y permiten a los equipos experimentar los beneficios de la IA en un entorno controlado y de bajo riesgo.
Para los responsables de recursos humanos, la gestión de ausencias representa precisamente esa oportunidad.
Es poco probable que el problema del absentismo en el Reino Unido desaparezca pronto. Sin embargo, al modernizar la forma en que se notifican las ausencias, las organizaciones pueden reducir la carga administrativa, mejorar el cumplimiento normativo, brindar un apoyo más eficaz a los gerentes y crear una mejor experiencia para los empleados.
A veces, la innovación más valiosa no consiste en transformarlo todo, sino en perfeccionar un proceso de forma excepcional.
