Reclutadores ¿Como Hacer un Programa de Pasantías Virtual?

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Les compartimos un interesante artículo de Bruce Anderson quien nos cuentan algunas empresas del primer mundo que lo están encarando adaptándose a los tiempos de COVID-19

Para los estudiantes, las pasantías de representan una oportunidad para desarrollar habilidades profesionales, despertar el interés de empleadores potenciales, construir redes y ganar un sueldo. Para las empresas, las pasantías ofrecen nuevas perspectivas, crean embajadores entusiastas de la marca y desarrollan una cartera de talentos críticos.

Un aspecto central de toda esa bondad ha sido la oportunidad de trabajar y aprender junto a profesionales experimentados. Pero a medida que la pandemia actual comenzó a cerrar oficinas y campus de empresas en todo el mundo, al mismo tiempo pareció cerrar las posibilidades de ese tipo de experiencias. Los estudiantes vieron las entrevistas aplazadas y las pasantías canceladas a medida que las empresas luchaban por abordar su realidad cambiante diaria.

Muchas empresas permanecieron indecisas o confundidas sobre qué hacer, sin saber si una pasantía en el lugar sería posible o si una pasantía remota sería factible. En la plataforma de LinkedIn, vimos una caída del 60% en el número de pasantías publicadas después del 1 de marzo.

En una lista de cerca de 500 empresas le dijeron a The New York Times, que más de la mitad continuaría con sus programas de pasantías. De ellos, la mayoría agregó que diseñaría programas virtuales, mientras que unos pocos dijeron que estaban esperando para ver si podían mantener todo o parte de su programa en el sitio. Varias compañías retrasaron la fecha de inicio, ya sea que necesitaban más tiempo para hacer acomodaciones o esperaban que ya no existieran bloqueos y pudieran invitar a pasantes a sus oficinas.

Si su empresa todavía está cerca de las pasantías, eche un vistazo a los seis pasos que otras compañías han tomado para preservar sus programas de pasantías, y posiblemente haga de este el verano más productivo para pasantes y compañías por igual:

1. Pese sus opciones y tome una decisión

Ciertamente, las empresas pueden ser excusadas por necesitar un poco de tiempo para resolver lo que van a hacer. Al decidir si su empresa quiere o no seguir adelante con un programa de pasantías no, aquí hay algunas cosas que puede considerar:

¿Se puede lograr el trabajo de sus pasantes en un entorno virtual?
¿Cuáles son las consecuencias para sus objetivos comerciales si cancela el programa?
¿Qué necesitará suceder en términos de logística para lograr un programa virtual?

Si decide avanzar, una forma de obtener apoyo ejecutivo es vincular su decisión a los valores de su empresa. En LinkedIn, por ejemplo, sopesaron el compromiso que hacían con los estudiantes y el impacto que tendría en ellos si se cancelaba.

Independientemente de lo que decida su empresa, es importante hacer la llamada lo antes posible para dar a los pasantes la oportunidad de encontrar otras oportunidades. Si las empresas optan por alojar a pasantes virtualmente, las empresas necesitarán tiempo para colocar las piezas en su lugar para que los estudiantes puedan tener una experiencia memorable, con un proyecto de trabajo interesante y una tutoría hábil.

“Todas esas cosas pueden suceder virtualmente para nosotros”, dice Emily Campana, directora de reclutamiento de campus globales en LinkedIn, “porque la ingeniería, las ventas y las finanzas son un trabajo muy informático. No todas las empresas tendrán esa opción. Habrá algunos trabajos que requieren en persona y no podrán hacerlo “.

Algunas compañías, incluida General Motors, están tratando de dividir la diferencia, retrasando sus fechas de inicio con la esperanza de que sea seguro invitar a pasantes a sus oficinas y fábricas para un programa in situ más adelante en el verano.

Ten en cuenta que si mantienes tus pasantías, es probable que también mantengas a tus pasantes, que todavía están ansiosos por trabajar para ti. “Pulsamos a los estudiantes una vez por semana para comprender lo que están pensando”, dice Ashley Winnett, directora de adquisición de talento global en General Motors. “Lo que hemos visto cada semana es, como era de esperar, que el número de estudiantes interesados ​​en una pasantía presencial ha disminuido y la aceptación de realizar una pasantía virtual ha aumentado”.

Dadas sus habilidades digitales y su semestre actual en casa, los estudiantes también están bien preparados para una pasantía virtual. “Esta generación”, dice Brooke Simpson, gerente del programa global de pasantías en Microsoft, “más que otras generaciones es tan flexible y está lista y dispuesta a sumergirse y usar la nueva tecnología para adaptarse realmente rápido”.

2. Comunícate con frecuencia y luego comunícate aún más

“Una vez que tomas una decisión”, dice Emily, “comienzas a comunicarte, mucho”. LinkedIn, por ejemplo, tendrá 260 pasantes en los EE.UU. y la India, la compañía utilizó su primer registro de correo electrónico para medir el interés, ¡todavía muy fuerte! – y creo una lista de contactos, que luego se usará para enviar computadoras portátiles y botines.

General Motors ha aumentado significativamente sus puntos de contacto con los pasantes, registrándose al menos cada dos semanas con un correo electrónico o un mensaje de video. “También los estamos llamando”, dice Ashley, “y preguntándoles cuáles podrían ser sus preocupaciones y problemas”.

Ashley dice que también usan GM TV para abordar temas de interés para los estudiantes. “Una vez que te unes a GM como pasante”, dice, “te enviamos información sobre lo que estamos haciendo, cómo es estar aquí, preguntas comunes que tienes”. GM utiliza publicaciones de blog, videos y transmisiones en vivo para mantenerse en contacto.

Antes de su primer día, los pasantes en LinkedIn habrán recibido cuatro o cinco boletines sobre la cultura de la empresa. También serán invitados a asistir a seminarios web en vivo con directores y pasantes anteriores durante los cuales pueden hacer preguntas y hacer conexiones.

3. Proporcionar a los gerentes y mentores herramientas y orientación para trabajar con pasantes remotos.

Es posible que muchos gerentes nunca hayan supervisado el trabajo de un empleado remoto hasta los últimos dos meses. “Por lo tanto, estar en un entorno virtual ya es nuevo para ellos con cualquier persona que estén administrando”, dice Emily, “mucho menos talento al comienzo de la carrera que puede tener más necesidades y más preguntas”.

Debido a eso, las empresas están desarrollando libros de jugadas para gerentes y mentores repletos de amplias sugerencias y tácticas granulares, como cadencias para reunirse con pasantes. Las empresas también están recurriendo a la capacitación en video en línea que sus equipos de aprendizaje y desarrollo ya han implementado para administrar las fuerzas de trabajo remotas. “También organizamos una capacitación”, dice Brooke de Microsoft, “para todos los más de 3,000 gerentes y mentores para que los pasantes puedan unirse como comunidad, compartir las mejores prácticas, escuchar a los líderes con respecto a sus mejores consejos y trucos sobre cómo aprovechar al máximo la gestión de un equipo virtual “.

En muchas compañías, los reclutadores y gerentes de contratación han sido alentados a perdonar cuando la vida interrumpe una entrevista en video con un perro ladrando, un teléfono sonando o un niño corriendo a una habitación. La vida sucede, y es difícil de contener. Lo mismo será cierto para la gestión de pasantes. Algunos tendrán mejor WiFi que otros; algunos compartirán espacio con múltiples miembros de la familia. Al evaluar el desempeño, los gerentes deberán tener en cuenta el conjunto de circunstancias que enfrenta cada pasante.

4. Establecer pasantes con toda la tecnología que necesitan

Uno de los desafíos más grandes e inmediatos que enfrentan las empresas al considerar la posibilidad de un programa de pasantías remoto es la tecnología. ¿Cómo se consigue la combinación correcta de software y hardware en manos de pasantes remotos?

GM ha confiado en los aprendizajes desarrollados a partir de cómo la compañía ha incorporado a los empleados a tiempo completo desde que cerraron sus oficinas. “¿Cómo abordas a una persona en un mundo COVID-19?” Ashley pregunta. “GM cambió casi de la noche a la mañana a una incorporación esencialmente virtual. Si comenzara a trabajar con nosotros, se le enviaría todo su equipo por correo. Todo se establecería de antemano.

Las empresas tecnológicas, naturalmente, tienen una ventaja en esta área. Brooke dice que su programa se apoyará en gran medida en los equipos de Microsoft para construir reuniones comunitarias y anfitrionas, charlas de café y eventos a gran escala. Los pasantes podrán usar equipos desde sus propios dispositivos personales para ayudarlos a instalarse en computadoras portátiles distribuidas por la compañía.

Las empresas que no pueden ofrecer hardware a los pasantes podrían ofrecerles software en su lugar. Por ejemplo, VMWare está proporcionando pasantes con el software de la estación de trabajo de la compañía para facilitar su trabajo. ServiceNow está haciendo lo mismo. “Estamos poniendo el poder de nuestra propia plataforma Now a trabajar”, dice Pat Wadors, Service Now’s CHRO, “para crear una experiencia digital increíble para nuestros pasantes, para mantener su productividad y hacerlos sentir como parte de nuestro equipo.”

5. Planifique una primera semana para que los pasantes comiencen con el trabajo y la reunión con colegas.

Microsoft está alentando a los gerentes a organizar reuniones para la primera semana que permitan a los pasantes conectarse con sus compañeros de equipo. “Ambos uno a uno”, dice Brooke, “y luego tener algo como un almuerzo virtual en equipo o una reunión social en equipo para que todos puedan unirse”. Igualmente importante, se insta a los gerentes a revisar el plan del proyecto con su pasante y establecer las metas para el verano.

En LinkedIn, la mayoría de los pasantes comenzarán con una incorporación de dos días, que incluye un día completo de orientación. Los pasantes de ingeniería tendrían un día completo de campo de entrenamiento de ingeniería, una versión comprimida de la que pasan los ingenieros de tiempo completo cuando se unen a la empresa. El comienzo para los pasantes de GM será un programa de incorporación de dos días basado en el desarrollado para los FTE. “Parte de venir a trabajar a GM”, dice Ashley, “es comprender cómo es un GMer”.

Ninguna cosa puede ser tan importante en la creación de un programa de pasantías efectivo, en el sitio o en línea, como dar a los pasantes un trabajo significativo. Tratarlos como profesionales hará que actúen como profesionales.

“Nuestros estudiantes se conectan con su gerente a la mitad de su pasantía”, dice Brooke, “y nuevamente al final para hablar sobre los hitos y su capacidad para alcanzar las piezas de su proyecto que habían discutido en sus primeras dos semanas”. Mucho depende de esto: Microsoft generalmente ofrece trabajos a la mayoría de sus pasantes. (GM, dice Ashley, ofrece roles a más del 80%).

Algunos pasantes incluso pueden ponerse a trabajar en proyectos diseñados directamente por COVID-19. “Quizás se suponía que un pasante estaba trabajando en un proyecto que requería estar en persona para completarlo”, dice Brooke. “Como eso puede no ser posible, los pasantes podrían tener la oportunidad de completar un proyecto centrado en el producto Microsoft Teams, que ha visto un aumento en la demanda desde COVID-19”.

El desarrollo profesional continuará fluyendo de los colegas de verano de un pasante. LinkedIn y Microsoft proporcionan pasantes con un gerente directo y un mentor. El gerente sirve como jefe del interno y supervisa su trabajo; el mentor sirve como contacto diario para explicar cómo se realiza el trabajo y cómo se ajusta el trabajo en un contexto más amplio. Y ese trabajo puede complementarse con ofertas en línea. Ashley dice que GM recurrirá a “una biblioteca de capacitación significativa” para proporcionar a los pasantes cursos en línea que completarán su aprendizaje.

6. Asegúrese de que sus pasantes tengan oportunidades frecuentes de conocer a sus colegas y compañeros.

Como se señaló en el punto 5 anterior, es importante programar uno a uno en curso para los pasantes con sus gerentes, mentores y compañeros de equipo. También deben agregarse a las reuniones recurrentes del equipo y a cualquier actividad social externa. Finalmente, asegúrese de que todos en el equipo se conecten con el interno en LinkedIn.

Emily dice que cree que el mayor desafío para las pasantías virtuales será replicar la energía que los estudiantes sienten al compartir un espacio físico con sus colegas. “Hay algo acerca de las personas que están juntas en una habitación”, dice ella. “Simplemente existe ese nivel elevado de decibelios e interactividad”. Bueno, si los pasantes no pueden estar en la habitación donde sucede, ciertamente pueden estar en el Zoom donde sucede.

Muchas personas que trabajan desde casa han descubierto que están aprendiendo más sobre sus colegas que nunca: dónde viven, quiénes son sus hijos, qué tipo de comida y música les encantan. Anime a sus pasantes a compartir fotos o videos de, por ejemplo, sus mascotas o campus universitarios, lo que les dará a sus colegas una mejor oportunidad de conocerlos como individuos.

Las oportunidades para que los pasantes se conecten con sus pares pueden, de alguna manera, ser más numerosas que nunca porque tendrán acceso virtual a los pasantes distribuidos en muchos lugares en lugar de agruparse en uno solo. “Tengo un grupo de 35 estudiantes de todo EE.UU. con los que hablaré el lunes”, dice Ashley. “Normalmente, todos estarían trabajando en sus ubicaciones separadas. Uno podría ser con el grupo de TI de GM en Austin, Texas. Alguien más está en el grupo de ingeniería en Warren, Michigan. Este es uno de los beneficios de lo virtual. Los estoy reuniendo en estas experiencias de redes virtuales y realmente estoy tratando de lograr que creen amistades profesionales “.

Una de las formas probadas para establecer conexiones entre los pasantes ha sido los eventos, ya sea un picnic de verano o un viaje a Disney World. Para sus pasantes en América del Norte, LinkedIn está planeando realizar entre 15 y 20 actividades y eventos virtuales, que abarcarán desde una serie de oradores con líderes senior hasta una semana LearnIn que incluirá talleres y una conversación con Mohak Shroff, vicepresidente sénior de ingeniería de LinkedIn. Otras actividades se centrarán únicamente en la diversión.

Reflexiones finales: habrá muchos aprendizajes valiosos de los programas de pasantías de este verano

Aunque algunas compañías parecen acercarse a las pasantías con vacilación, este año en realidad puede ser transformador tanto para los pasantes como para sus compañías.

Las reuniones en línea, los grupos de chat y los eventos virtuales de toda la empresa que podrían no haberse considerado necesarios en los últimos años significarán que los pasantes podrían tener la oportunidad de conectarse con más personas, colegas y pasantes, que nunca antes. En algunos lugares, los pasantes tendrán acceso a cursos en línea que no les han sido abiertos anteriormente. Y los pasantes tienen la oportunidad de perfeccionar sus habilidades de trabajo remoto.

Las empresas, por otro lado, verán qué pasantes son más adaptables y autónomos. Los gerentes tendrán la oportunidad de perfeccionar sus habilidades para administrar empleados remotos. Y las empresas tendrán la oportunidad de cambiar radicalmente los flujos de trabajo, los equipos de trabajo y los espacios de trabajo.

Frank DeVecchis, el director de relaciones universitarias de Merck, cree que los aprendizajes ya han sido increíblemente ricos. “A medida que observamos cosas como la incorporación”, dice, “estamos construyendo este plan de estudios virtual para que los pasantes los lleven a través de las primeras dos o tres semanas de su compromiso, y nos miramos y decimos:” ¿Por qué no hicimos esto antes? “Nos permitirá ser más efectivos. Nos permitirá tener un mayor contacto. Y nos permitirá conocer mejor a este individuo; en conjunto, estas son cosas realmente buenas. Entonces, creo que es algo que va a vivir más allá de esta crisis actual como algo que llevamos adelante “.

Resulta que los pasantes pueden ofrecer nuevas perspectivas incluso antes de llegar.

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