Dropbox Reabre sus Oficinas, pero ya No Son Oficinas!

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La compañía estadounidense de servicio de alojamientos de archivos multiplataforma en la nube, está eliminando escritorios, paredes y en su lugar está construyendo más cafés y salas de conferencias, según Protocol

Dropbox reabrirá muchos de sus edificios el esta semana y se utilizarán para muchas cosas: reuniones de equipo, reuniones grupales, conciertos improvisados, reuniones para todos y sesiones de estrategia trimestrales. Pero no las llame, bajo ninguna circunstancia, “oficinas”.

Alastair Simpson, vicepresidente de diseño de Dropbox y uno de los líderes detrás del plan de la compañía para el futuro del trabajo, solo usó la palabra “oficina” dos veces en nuestra conversación, y en ambas ocasiones se corrigió rápidamente. Prefiere la palabra “estudio”, que es la forma en que Dropbox ha cambiado el nombre de todos sus espacios físicos.

Dentro de esos estudios, los empleados de Dropbox no encontrarán filas de escritorios ni oficinas en las esquinas. En cambio, hay dos tipos de espacios: espaciosas salas diseñadas para reuniones de grupo y lo que Simpson llama “puntos de contacto”. Las salas de reuniones están equipadas con muebles móviles, paredes falsas, mamparas y otras formas de hacer que un solo espacio se adapte a una serie de usos. (¿No quieres la mesa grande en el medio de la habitación? Simplemente arrástrala a la esquina y siéntate en el sofá). Los puntos de contacto son cafés y bibliotecas, pensados ​​como lugares para que los empleados se sienten y respondan correos electrónicos o chatean con compañeros de trabajo durante unos minutos entre reuniones.

“Si un empleado quisiera venir a la oficina de San Francisco cinco días a la semana y trabajar en un escritorio”, dijo Simpson, refiriéndose a la antigua sede de Dropbox en uno de sus raros errores de vocabulario, “no podrían hacer eso. No tenemos un presupuesto para eso “. Dropbox imagina los estudios no como el lugar principal para que trabaje cualquier empleado, sino como un lugar para que los equipos y compañeros de trabajo se reúnan. De alguna manera, el trabajo que ocurra en estos edificios será el factor menos importante; la empresa está más preocupada por la construcción de cultura y camaradería. “Tenemos este mantra sobre cuándo unirnos”, dijo Simpson. “‘Mantenlo especial'”.

Los estudios de Dropbox están diseñados para la colaboración y la formación de equipos, no para sentarse en un escritorio. De hecho, no hay escritorios. Foto: Dropbox

Los empleados que quieran usar un estudio deben hacerse tres preguntas antes de hacerlo, dijo Simpson: ¿Cuándo planea reunirse? ¿Por qué planeas reunirte? ¿Y todos podrán estar allí? Si no hay buenas respuestas a las dos primeras, y la respuesta a la tercera no es sí, no hay razón para reunirse. Es probable que las actualizaciones de estado semanales no califiquen, pero la planificación trimestral sí. El equipo externo definitivamente lo hace.

En algunos lugares, Simpson y su equipo han estado modernizando las oficinas existentes para que funcionen como estudios. En otros, como un edificio nuevo en Dublín, hay más libertad. Simpson se mostró cauteloso acerca de cómo diferirán exactamente estos diseños desde cero, en parte porque las cosas aún no están finalizadas, pero dijo que, esencialmente, cuando puedes decidir dónde van las paredes, simplemente colocas menos paredes. “Todo el espacio es para la colaboración en persona”, dijo, “y es completamente flexible”.

El enfoque del espacio físico es parte de la estrategia Virtual First de Dropbox, que anunció el otoño pasado y se ha ido perfeccionando desde entonces. El trabajo remoto es la configuración predeterminada para todos los empleados de Dropbox en el futuro. Si bien la compañía  tiene esos espacios físicos, deliberadamente no persigue una estrategia de trabajo híbrida. “Teníamos reservas” sobre el híbrido, dijo Melanie Collins, directora de personas de Dropbox. “Nos preocupaba que pudieran perpetuar las experiencias de dos empleados diferentes, para el empleado remoto versus el que está en la oficina, lo que podría resultar en problemas de inclusión o inequidades con respecto al desempeño o trayectoria profesional. Y eso no fue un comienzo para nosotros. ” No existe tal cosa como “estar en la oficina”, en parte porque ya no existe tal cosa como una oficina.

Incluso en las salas de conferencias, la mayoría de las cosas están sobre ruedas o se mueven fácilmente para que las salas puedan reorganizarse para satisfacer cualquier necesidad. Foto: Dropbox

Cuando el CEO Drew Houston anunció por primera vez el plan Virtual First, mientras el mundo todavía estaba en medio de una pandemia sin un final claro a la vista, Dropbox fue una de las primeras empresas en poner en marcha un plan real. Houston dijo en ese momento que incluso en medio del caos, existía la oportunidad de hacer un cambio grande y positivo. “Esta promesa ha existido desde los años 80, con el teletrabajo y cosas como más flexibilidad, poder trabajar desde cualquier lugar, no estar atrapado en los desplazamientos todo el día”, dijo también. “Tal vez estemos en la cúspide de cumplir esa promesa”.

Desde entonces, Simpson dijo que él y su equipo han estado tratando de diseñar el futuro de Dropbox de la forma en que podrían construir un nuevo producto. Trazaron los viajes de los usuarios a lo largo de una jornada laboral y trataron de averiguar cómo optimizarlos. Llevaron a cabo estudios y encuestas, y unos 70 empleados mantuvieron diarios de su vida laboral. Toda la investigación dejó en claro una cosa: a los colaboradores les encantaba la flexibilidad del trabajo remoto y ansiaban aún más libertad en la forma en que planificaban sus días e realizaban su trabajo. Pero todavía querían sentirse conectados con sus compañeros de trabajo y con Dropbox en general.

Las oficinas de la empresa, como muchas otras, desempeñaron un papel fundamental en el fomento de esa conexión y cultura. Desde las diapositivas de Google hasta los vestíbulos cuidadosamente minimalistas de Apple y el loft enormemente abierto de Facebook, los jugadores más importantes de la tecnología se aseguraron de que entendieras de qué se trataban tan pronto como abriste la puerta. La oficina más grande de Dropbox en San Francisco tenía comida excelente, un bar de karaoke, un gran espacio para el trabajo silencioso que era como una versión kubrickiana de una biblioteca universitaria e innumerables toques destinados a hacer que los empleados se sintieran como en casa.

Nadie trabajará desde una oficina todos los días, pero Dropbox espera que sus estudios sigan siendo una fuente de diversión y fomento de la cultura. Foto: Dropbox

Virtual First le dio la vuelta a todo eso. En lugar de esa comida elegante y escritorios de alta gama, los empleados de Dropbox ahora obtienen una asignación de beneficios anuales de 7,000 dólares para gastar en cosas como equipo de oficina en casa, cuidado en el hogar, comida, un gimnasio o cualquier otra cosa. Collins dijo que la compañía también está invirtiendo en más herramientas de bienestar y salud mental.

Aún así, Collins espera que los estudios puedan continuar haciendo parte del trabajo de comunicación y fomento de la cultura. Todavía hay un café, todavía habrá bibliotecas de lujo. Pero “queremos alejarnos de la idea de la oficina como el centro de gravedad de los empleados”, dijo Collins, “y en su lugar que el centro de gravedad sea la persona holística”.

El enfoque frustrará a algunos empleados de Dropbox, que han estado desesperados durante meses por volver a sus elegantes oficinas. Collins dijo que está bien. En lugar de tomar la ruta híbrida, y arriesgarse a adoptar una estrategia que suena bien para todos, pero que en realidad no funciona para nadie, dijo que Dropbox tenía que trazar una línea clara: “Es el único principio que pensamos, no podemos comprometernos con esto.”

Algunas ventajas de la oficina no desaparecerán: los estudios de Dropbox seguirán teniendo cafés. Foto: Dropbox

Además, por cada empleado que quiera trabajar en el centro de San Francisco, hay muchos otros que no lo hacen. El plan Virtual First le ha permitido a Dropbox expandir sus esfuerzos de reclutamiento a lo grande; todavía busca contratar en grupos en lugar de “simplemente lanzar dardos en un mapa de los Estados Unidos”, dijo Collins, pero ya ha encontrado nuevos centros de talento en lugares como Florida, Raleigh, Portland y Chicago. La compañía está recibiendo tres veces más solicitantes de empleo que antes, dijo, mientras que las tasas de aceptación han aumentado un 10% y los trabajos se están cubriendo más rápido que nunca. Virtual First, al menos por ahora, parece ser un beneficio que la gente anhela.

Todos en Dropbox se apresuran a decir que esta reapertura es solo otro experimento, una oportunidad de aprender qué funciona y qué no de Virtual First. Simpson y su equipo realizarán más encuestas, seguirán a más trabajadores y se controlarán en varios intervalos para ver cómo (y si) se están utilizando realmente los estudios. “Todos somos terribles predictores del futuro, ¿verdad?” él dijo. Está buscando ver qué tipo de habitaciones se reservan, cuántas personas hay en ellas y qué tipo de trabajo se hace realmente. Es por eso que la flexibilidad se ha convertido en un pilar fundamental del espíritu de diseño de Dropbox y de su futuro como empresa. Los líderes de la compañía están tratando de hacer conjeturas, probar cosas, aprender rápido y mover las cosas según sea necesario. A veces incluso las paredes.

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