Les contamos pros y contras de esta herramientas que forma parte de nuestro día a día y por lo cual, es importante empezar a tenerlas en cuenta desde laa áreas de Gestión de Personas.
Pertenecer a un grupo de WhatsApp en la oficina tiene múltiples ventajas en tanto que la información fluye de forma ágil, es útil para organizarse y deja ver aspectos de la personalidad de los participantes de una manera más informal, lo que contribuye a forjar lazos. Pero también entraña sus peligros: saturación, dificultad para desconectar, sufrir acoso o exclusión. Una buena gestión del grupo de WhatsApp de la oficina evitará muchos problemas en el mundo presencial.
Informar para Tomar Conciencia
Hay que comunicar a los colaboradores sobre los riesgos que pueden generarle a la compañía el incluir a una persona en un grupo sin su consentimiento, ya que puede ser motivo de denuncia. Los datos de esa persona, en concreto el número de teléfono, es información muy sensible y está en manos de personas a las que el propietario del número no ha dado su aprobación
De hecho existen malas prácticas para conseguir datos que utilizan algunas inescrupulosas. Una de ellas son las cadenas de WhatsApp. Se trata de mensajes de contenido alarmista en el que se anima a compartir con tus contactos. Es una forma muy sencilla de recopilar información. Por lo cual, hay que informar a los empleados de no propagar esas cadenas por mucho que se piense que está ayudando a que tus compañeros de oficina no mueran si no envían diez veces un mensaje a sus contactos. El objetivo es simplemente recabar datos no ayudar a los demás.
Evitar Polémicas
Por muy tentador que sea, por mucha gracia que haga enviar chistes o memes a un grupo de WhatsApp puede ser desencadenante de un conflicto que empezará a través de la propia aplicación pero que puede trasladarse al mundo offline. Lo mejor es recomendar evitar temas polémicos. Los grupos de WhatsApp de la oficina están formados por personas que no tienen por qué compartir las mismas ideas o creencias.
Es por ello que se debe incluir en las políticas de comunicación interna el que nuestros colaboradores eviten compartir chistes polémicos como racistas, machistas, de marcada tendencia política o que supongan una falta de respeto a algún colectivo. El mejor ejemplo a mostrar desde la comunicación, es que el colaborador imagine y piense si harías ese mismo comentario presencialmente delante del mismo grupo de personas. Los departamentos de RR.HH. deben ser claros, que el hecho de que no las veas no quiere decir que no se pueda herir sensibilidades o generar alguna falta de respeto.
Seamos conscientes que el contacto continuado con las redes sociales aporta un arsenal de memes y chistes divertidos. Pero compartirlos en el WhatsApp del trabajo puede ser muy invasivo. La información relevante queda oculta y satura la memoria de los móviles.
Autoregulación
Formar parte del grupo de WhatsApp de la oficina tiene algo de obligatorio, no se está por gusto, se trata de una herramienta más de trabajo o de información laboral por lo que hay incluirlas en los manuales de convivencia y de conducta de la empresa que que se pueda usar de forma responsable. Es conveniente hacer ejercicios de autocontrol con el equipo para no enviar información accesoria.
Enseñar a ignorar
Haz una buena gestión de las notificaciones del grupo de whatsapp. El secuestro de la atención que provocan las notificaciones de las diferentes redes sociales es continuo. Silenciar los grupos, leer los mensajes cuando sea oportuno y no sentirse presionado por el doble check que identifica que se ha leído el mensaje es un arte que conviene enseñar cuanto antes. Hay un término medio entre las posibilidades de una comunicación ágil y la exigencia de inmediatez.
Recibir un mensaje de WhatsApp irrumpe con fuerza en la intimidad, más de lo que lo hace otro tipo de comunicación. La notificación aparece en el teléfono que llevamos cerca (muchas veces en la mano) y parece que exige respuesta inmediata. Si se tiene que compartir información poco urgente es preferible recomendar el uso de otros medios como el e-mail. Recuerden que hay colaboradores que son muy celosos de su vida privada y están en su derecho de querer establecer una clara diferencia entre su vida personal y la profesional y que el trabajo no irrumpa en su intimidad.
El uso que se hace de esta aplicación en los grupos muchas veces sirve para comentar chismes sobre el jefe u otros compañeros. Si no se controla lo suficiente esta aplicación puede convertirse rápidamente en una herramienta para el acoso laboral. No promuevas ni participes en conversaciones en las que se denigre a un compañero ya que esto te hace cómplice. Por otra parte, tú no controlas del todo el mensaje que emites, en el momento que lo vuelcas al grupo ya no está en tu poder y hay una prueba bastante irrefutable de tu comentario. Esto puede ocasionarte problemas así que hay que ser prudente.
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