RR.HH. ¿Cómo Gestionar los Grupos de WhatsApp en la Oficina ? – Parte II

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Hace un tiempo tocamos el tema de los pros y contras del uso de esta herramienta en las empresas, en esta ocasión haremos foco en las reglas que debemos fijar desde RR.HH. en base a un artículo publicado por el diario argentino La Nación.

Cuando WhasApp comenzó a funcionar en 2009, miles de usuarios encontraron una manera de comunicarse mucho más fluída con amigos y familiares. Era cuestión de tiempo para que el uso de la aplicación también se trasladara al ámbito laboral. Es que la inmediatez de la comunicación era un servicio muy interesante para el mundo profesional. Sin embargo, esto trajo aparejado que las fronteras entre el trabajo y el ocio ya no sean nítidas y que las pautas sobre cómo manejarse queden, muchas veces, a criterio de cada empleado.

Natalia Zuoco. Fuente: Clarin

Varios puntos son importantes para pensar sobre este tema. En primer lugar, la gran mayoría de los colaboradores abona una linea de teléfono de forma particular, es decir, el costo de la compañía telefónica lo pagan ellos y no la empresa donde trabajan.

Entonces, cabe preguntarse, por qué un trabajador debería de formar parte de un grupo de WhatsApp en el trabajo si la empresa no asume los costos económicos de lo que implica tener un teléfono que tenga ese servicio y sin embargo, se espera la disponibilidad total y respuestas inmediatas

Por otra parte, el teléfono forma parte de la órbita privada del empleado, entonces, al participar de un grupo de chat laboral, los temas de trabajo se entrometen en un espacio que forma parte del mundo íntimo del trabajador. Durante el día, el chat laboral se posiciona arriba o debajo de conversaciones con familiares o amigos.

“Las tecnologías pueden ayudar al trabajo o ser la excusa para nuevas maneras de precarización. Los expertos en productividad y creatividad señalan la importancia de separar los espacios de trabajo y de ocio, pero algunas empresas o trabajos insisten en que participemos de los grupos de WhatsApp, aun cuando ni siquiera se hacen cargo de los costos de esa conexión. La tecnología también ayuda y existen herramientas como Slack que permite gestionar la comunicación del trabajo por separado. Es decir, como siempre, son las personas las que producen la explotación, no la tecnología por sí misma. Por eso somos las personas las que debemos establecer límites para un uso adecuado, por ejemplo, de los grupos de WhatsApp. Hay autores que ya marcan que si no lo hacemos recordaremos esta época como la nueva esclavitud tecnológica”. Explica Natalia Zuazo, consultora digital y autora del libro “Los dueños de internet”.

Si los mensajes y grupos de WhatsApp del trabajo llegaron para quedarse es importante regularizar los modos y usos (correctos) de este servicio de mensajería. Consultamos a tres especialistas en Recursos Humanos sobre este tema.

¿Puedo no participar de un grupo de WhatsApp del trabajo?

Los expertos consultados coinciden en que no se puede dejar de formar parte de estos conglomerados virtuales.” En realidad, si las reglas del grupo son claras, nada impediría no sentirse cómo al pertenecer a algún grupo de trabajo. Lo que sí, cualquier integrante del grupo puede dejar en claro que salvo circunstancias de suma urgencia o por temas extraordinarias, deje supeditada su participación a los horarios de trabajo, marcando así un parámetro de actuación”. Explica Pablo Liotti, gerente de Marketing y Sustentabilidad para el  Grupo Adecco Argentina y Uruguay.

Alejandro Masco. Fuente: Linkedin

Alejandro Mascó, consultor en RR.HH, coincide y agrega:” Nadie esta obligado a estar o no estar en un grupo, pero son cambios de reglas de trabajo. Es entender que el mundo cambió, como estamos en el proceso de cambio, nos planteamos esto. El gran problema de los grupos en general es el buen manejo de los mensajes en el mismo y las respuestas de las personas de los grupos”.

¿Quién debería establecer las reglas de un grupo de WhatsApp del trabajo?

“La función del administrador es vital, ya que en cierta forma es quien lo creó y es quien debería marcar las reglas. Muchas veces sucede que algún miembro del grupo marca algún criterio a seguir que debería ser considerado por el administrador, e incluso someterlo a consenso. Lo esperable es que se creen grupos de trabajo donde las reglas sean claras y concretas, y en ese sentido los integrantes deberían acatarlas”, sostiene Liotti.

Alejandro Melamed. Fuente: Grupo BBC

Alejandro Melamed, especialista en RR.HH y autor del libro “El futuro del trabajo y el trabajo del futuro”, propone que las normas genéricas de uso deberían establecerse a nivel organizacional y que dentro de cada grupo se establezcan las reglas específicas.”Creo que poniendo un protocolo fácil, simple y accesible para toda la organización se le facilita la vida a todos los integrantes”, subraya.

¿Debo contestar un mensaje fuera de mi horario de trabajo?

“Acordate de mandarle a Gómez Carelli el documento”, recibió Sofía en su celular. Nada tiene de malo este recordatorio de su jefa, excepto que llegó vía WhatsApp, un domingo a  las 21 horas. Después de pensarlo un rato y para evitar un posible inconveniente con ella, contestó un simple: “Ok”.

Julián prepara a jóvenes de 13 años para los exámenes de ingreso del colegio ILSE. Su grupo de WhatsApp del trabajo arde los sábados al año: es que los chicos avisan por mail las notas de sus exámenes y los puntajes se vuelcan al grupo.”¿Julián, no vas a decir nada?, lo increpó su jefa al no opinar sobre las calificaciones.”La verdad es que fue raro. Nada de esto era urgente y podíamos perfectamente conversar el lunes sobre qué hacer”, recuerda.

Fuente: Shutterstock

“Este es un tema por demás sensible ya que la idea no es herir susceptibilidades, pero considero que es también un tema que hay que abordar en el momento de ser incluido en un grupo. Si cualquier integrante deja establecido que su participación será activa durante el horario de trabajo, nadie puede sorprenderse por que no tenga intervención durante un fin de semana, por ejemplo, desarrolla Liotti.

Melamed sostiene que es importante establecer horarios para los mensajes de trabajo, pero también hay que tener cierto grado de flexibilidad. “Creo que es parte de los acuerdos que hay que hacer entre jefes y colaborador, de desafiar el statu quo y ver qué es lo necesario, imprescindible y mandatorio para hacer en estos horarios”, agrega.

Un compañero de trabajo realiza numerosos comentarios machistas en el grupo,¿Qué puedo hacer?    

“Esta es la sonrisa de una mujer que sabe que no volverá a lavar un plato en su vida”, decía el epígrafe de la fotografiá que mostraba a la princesa Meghan Markle sonriendo junto a su marido, el príncipe Harry, y que llego al grupo de WhatsApp del trabajo de Rita. Cansada de este tipo de comentarios sexistas decidió dejar en evidencia que el machismo de Emiliano, quien había enviado el mensaje:”Dudo que él vaya a lavar un plato y al muchacho se lo ve sonriendo igual que ella. Qué loco que digan eso de ella y no de él, ¿no?. Nadie más habló sobre el tema.

“Los grupos de WhatsApp, como cualquier otro tipo de comunicación institucional, no deberían incluir ningún tipo de comentario machista o discriminatorio de cualquier tipo ideológico, religioso, socioeconómico. En el ambiente organizacional esta totalmente vedado este tipo de comentarios y obviamente habla de la persona que lo envía. Cuando un integrante del grupo envía un comentario así es parte de la responsabilidad individual de cada uno, tomar el tema y plantear en el grupo la incomodidad que genera y ver cómo se actúa en este sentido. No hay que censurarlo, sino que hay que trabajar para ver qué hay detrás de esta persona porque, más allá del comentario, seguramente lo que debe haber es una mentalidad machista que es lo que la organización no debería tolerar bajo ningún tipo de vista. Ni este tipo de discriminación, ni ninguna otra”, enfatiza Melamed.

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