El gigante del comercio electrónico impulsó la productividad cuando adoptó una política de poca o ninguna reunión. Ahora, el director de operaciones de Shopify explica cómo lo hicieron y por qué tú compañía también debería hacerlo.
Las reuniones son un error, no una característica del trabajo. Ocupan tiempo, causan retrasos y afectan la productividad. Lo más importante es que nadie se unió a su empresa para sentarse en las reuniones.
Y, sin embargo, MIT Sloan Management Review descubrió recientemente que algunos trabajadores pasan hasta el 85% de su tiempo en reuniones. Este sistema está claramente roto. Entonces, en Shopify, decidimos cambiarlo. Así es como lo hicimos.
El primer día hábil de este año, Shopify desató un Chaos: canceló abruptamente todas las reuniones periódicas de tres o más personas en los calendarios del personal, eliminó los canales innecesarios de Slack, restableció los “miércoles sin reuniones” y pidió al personal que mantuviera reuniones con más de 50 personas limitadas a una ventana establecida los jueves, y solicitar a los gerentes que solo vuelvan a crear las reuniones que realmente importan.
Inmediatamente desaparecieron 12.000 eventos que en el transcurso del año habrían sumado 36 años de reuniones. Le explicamos a nuestro equipo que se trataba de una prueba de dos semanas y enfatizamos que los equipos podían volver a realizar las llamadas después de un período de dos semanas con una advertencia: que la reunión es realmente necesaria.
El propósito de este caos controlado era cambiar a una cultura de reuniones bajas y mostrar que el crecimiento y la innovación ocurren cuando las personas se alejan de la comodidad.
Para los líderes, emprendedores y constructores que están pensando en implementar una iniciativa de pocas reuniones, estas son las cinco lecciones que hemos aprendido sobre cómo llevar a su equipo en este viaje:
1. Muestre Los Datos-Funciona
Cuando diseñe sus planes, muestre la evidencia. A pesar de la resistencia de la industria a realizar cambios audaces y radicales como este, existe una gran cantidad de datos sobre los beneficios potenciales de hacerlo.
Para empezar, el tiempo de reunión cuesta. Según un estudio reciente realizado en 2022 por el profesor Steven Rogelberg de la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte, se estima que asistir a reuniones no críticas desperdicia alrededor de 25,000 por empleado al año.
Luego, está el impacto en la productividad. Sentimos esto casi de inmediato; el tiempo dedicado a las reuniones en Shopify se ha reducido en un tercio en promedio en lo que va de 2023. Chaos Monkey está en camino de ahorrarnos 322,000 horas en el transcurso de un año. Estamos en camino de entregar alrededor de un 25% más de proyectos gracias a ello.
Utilice este tesoro de datos para calmar a aquellos preocupados por el viaje lleno de baches que podría causar un enfoque repentino de reuniones bajas.
2. Libere Tiempo de Artesanía para Construir lo que Importa
Para convencer a tus compañeros de equipo necesitas más de una razón que solo los números. Por poderosos que sean, atraerá a más personas al dejar en claro lo que les está dando en su lugar.
Tiempo atrás, sí, pero ¿para qué y por qué? Ese enfoque podría ser tomar decisiones más rápido, o crear y lanzar más productos, pero claramente debe rastrear la misión y la cultura de su empresa en las comunicaciones de su personal.
Para nosotros, es para proteger el tiempo de artesanía.
El tiempo ininterrumpido es el recurso más preciado de un artesano, y queremos que nuestra gente se sienta capacitada para hacer lo que sea necesario para mantenerse comprometidos con nuestra misión de hacer que el comercio sea mejor para todos.
Para hacer esto, pedimos que todos asuman una intención positiva, por lo que si alguien sale temprano de una reunión, generalmente es por una muy buena razón. Acostumbrarse a que las personas rechacen las reuniones o se vayan temprano cuando pueden ser más productivos construyendo productos es totalmente aceptable. De hecho, se anima.
3. Mantener el Impulso
Las reuniones son familiares, cómodas y es muy fácil volver a los viejos hábitos. Por lo tanto, es importante que cualquier iniciativa de reuniones bajas no se anuncie simplemente y se quede así; necesita mantener el impulso para efectuar un cambio permanente.
Las comunicaciones periódicas con su fuerza laboral y ser transparente sobre cualquier política nueva, y las razones para ello, son clave.
Enviamos actualizaciones a nuestros equipos calificando nuestro progreso y también hemos compartido el impacto de estos cambios más allá de nuestros equipos. Otra solución simple es implementar un bot en su plataforma de mensajería que les recuerde a los organizadores de reuniones la política de reuniones cada semana. También estamos buscando formas de calcular no solo cuánto tiempo ha ahorrado a los equipos o cómo ha mejorado la productividad, sino también el costo humano de las reuniones para subrayar realmente los ahorros realizados.
Comunicar el impulso es crucial, al igual que mostrar los frutos que da.
4. Decidir qué Herramientas se Utilizan para la Comunicación
El hecho es que las reuniones no siempre son el mejor vehículo para comunicarse. Entonces, cuando lanzamos Chaos Monkey, dejamos en claro que queríamos que nuestros equipos usaran comunicación asíncrona de manera predeterminada. La mayoría de las cosas no necesitan una respuesta inmediata y si podemos construir un mundo en el que nuestros equipos no tengan una barra de navegación izquierda llena de puntos rojos, con lo que deberíamos hacer.
Debe dejar en claro dónde está ese centro para su equipo, ya sea en línea o fuera de línea, y describir las reglas de participación para las plataformas que utiliza. Por ejemplo, videollamadas y mensajería instantánea para la toma de decisiones tácticas sincrónicas, correo electrónico para comunicaciones con terceros, etc.
5. FOMENTAR LA INTENCIONALIDAD
Si bien las reuniones pueden ser una gran pérdida de recursos, pueden servir como una salida importante para ponerse al día, especialmente para las empresas que han adoptado el trabajo híbrido o remoto.
Esos primeros minutos de una llamada pueden actuar como una charla refrescante para los compañeros de equipo que tal vez no tengan ninguna otra interacción cara a cara con otro adulto durante su jornada laboral; en parte, esta es la razón por la que no cancelamos el uno a uno como parte de nuestra purga reciente.
Construir conexiones en persona también puede ser vital para resolver problemas, desarrollar estrategias, formar equipos y más. Alentamos a nuestros colegas a ser intencionales en sus reuniones y a valorar el tiempo que tienen juntos. Es por eso que brindamos recursos para que los equipos se reúnan en persona algunas veces al año.
De manera crucial, el tiempo juntos puede actuar como un medio de descubrimiento: descubrir cosas sobre el negocio y sobre sus compañeros de equipo que nunca supo, pero que se alegró de haber hecho. Cualquier estrategia de reuniones bajas no debe perder de vista esto.
