¿Regreso a la Oficina? El Futuro de los Espacios de Trabajo Ya Llegó

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Una de las grandes dudas que está presente en las diferentes organizaciones hoy es qué pasará con los lugares de trabajo en el momento en el que se pueda regresar a ellos. Según un estudio de McKinsey, el 68% de las empresas no tienen aún un plan detallado y comunicado sobre la vuelta a las oficinas.

Australia es un caso de estudio interesante porque ha logrado controlar el virus y desde diciembre pasado sus trabajadores están volviendo paulatinamente a las oficinas. Por lo tanto, podría ser un buen predictor de lo que podría pasar en otras geografías. En ese país el pico de contagios diarios fue en agosto de 2020 y mientras en octubre sólo el 7% de los empleados en Melbourne (la ciudad más afectada por el Covid-19) estaba de vuelta en la oficina, en abril de este año ya había regresado más del 40%. En ciudades menos afectadas por el virus, como Perth y Adelaida, ya se acercan incluso a los niveles previos a la pandemia.

De todos modos, no se trata de un fenómeno uniforme; hay contraejemplos como el gigante australiano del software Atlassian, que anunció recientemente que los empleados sólo necesitarían ir a la oficina cuatro veces al año. Antes de la pandemia la mayoría de las oficinas australianas tenían aproximadamente 8 escritorios por cada 10 personas (ya que algunas personas a menudo trabajaban de manera remota). Después de la pandemia, las empresas están tratando de reducir esto hasta 5 escritorios cada 10 personas, anticipando que muchos de sus empleados estarán trabajando desde otros lugares un par de días a la semana.

El retorno no será, en ningún caso, tan fácil como reanudar la situación previa a la llegada de la pandemia. “Las empresas y los líderes que dicen cosas como ‘Regrese a la oficina’ o ‘Regrese a la forma en que solían ser las cosas’ están perdiendo la oportunidad de darse cuenta de lo que se ha aprendido. Hay acuerdo en una cosa: no hay vuelta atrás a donde las cosas se quedaron en febrero de 2020. No solo en términos de dónde se hace el trabajo, sino de cómo se hace”, apunta Karen Eber en su artículo “It’s time to reimagine the future of work. Here are 5 ways to do it”.

Y justamente, una investigación reciente realizada en Australia por el especialista en diseño de espacios laborales Daniel Davis nos permite empezar a visualizar cómo podría ser el futuro de los espacios de trabajo. Identifica cinco modelos que se están utilizando:

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●      Tradicional. Los empleados regresan a la oficina y reanudan una rutina regular en horario habitual. Si bien la oficina se visualiza con más medidas higiénicas y con un poco más de flexibilidad, sigue estando centralizada del mismo modo que antes.

●     Club social. Es un modelo que incorpora una nueva mirada. Es un híbrido en el que los colaboradores sólo van a la oficina cuando necesitan realizar alguna actividad colaborativa presencial y regresan a sus casas para realizar las restantes tareas. La oficina se convierte en una sede social: el espacio donde las personas van a reunirse, socializar y trabajar en conjunto.

●     “Basado en actividades”. Si bien todos van a su lugar de trabajo habitual, nadie tiene asignado una posición fija, ni escritorios ni oficina. Hay un movimiento permanente dentro de los edificios, que tienen una variada oferta de espacios: salas de reuniones de diferentes tamaños, cabinas telefónicas, escritorios, salas VIP, espacios abiertos, etcétera. En función de la necesidad, allí se está. Ya varias empresas utilizaban esta variante antes de 2020 a nivel global, también en nuestra región.

●     Sede central y satélites. La empresa tiene una oficina central más pequeña que la habitual y, además, múltiples oficinas satélites en los suburbios y barrios más cercanos en los que viven los empleados. Esto les ahorra el viaje diario a una oficina más lejana y también proporciona los beneficios de la interacción cara a cara con otros colegas. Empresas como Globant vienen desarrollando iniciativas en esta dirección desde hace varios años.

●     Totalmente remoto/virtual. Todos los empleados trabajan directamente desde sus casas (home office auténtico o desde cualquier otro lugar que ellos elijan: working from anywhere). Continuando con la dinámica que se impulsó durante la pandemia, desaparece la sede central.

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Cada modelo tiene beneficios y perjuicios. Volver a la oficina tradicional es una idea reconfortante para algunos, pero solo podría realizarse si la mayoría de la gente regresa. El club social es una dirección que varios están explorando, para tomar lo mejor de cada una. El trabajo basado en actividades ahorra espacio, pero implica una transformación cultural significativa. El modelo con sede central y satélites también suena lógico, excepto que implica dividir una fuerza de trabajo no por proyecto o función, sino por ubicación geográfica de donde vive cada uno. Y en el totalmente remoto/virtual se generan ahorros en alquileres de oficina y todos los gastos que conlleva, además de tiempo y costos de traslado, pero se pierde por completo la interacción física.

La pregunta clave a hacerse es para qué se necesitan las oficinas, qué actividades requieren sí o sí interacción personal, cómo se puede impulsar una cultura homogénea. Desde ya, se ha demostrado que muchos trabajadores estuvieron 100% de manera presencial y juntos durante muchos años y no lograron desarrollar culturas sólidas. Mientras que otros, desde la virtualidad, lograron resultados extraordinarios.

En su artículo “Figure Out the Right Hybrid Work Strategy for Your Company” el profesor de Insead Mark Mortensen propone organizar la conversación sobre el regreso a los espacios de trabajo haciendo eje en tres aspectos. Por un lado, la “productividad”, es decir, cómo afecta en el desempeño de los colaboradores las distintas modalidades de trabajo, sobre lo que hay distintas miradas y teorías. En segundo lugar, la atracción de talento. Mortensen señala que el gran experimento del trabajo remoto cambió las expectativas y deseos de los empleados y que existe la posibilidad de que algunos renuncien si se los fuerza a volver a los esquemas anteriores. La flexibilidad aparece como un nuevo factor central de fidelización de talento. En tercer lugar menciona a la “cultura”, por el desafío que implica transmitirla sin que los colaboradores compartan un mismo espacio y se expongan directamente. Sin embargo, asegura que la cultura también se puede permear a la distancia, dado que muchas veces es comprendida tácitamente o incluso a nivel subconsciente.

Posiblemente vayamos a un modelo híbrido, en el que tomemos lo mejor de cada una de las opciones. El desafío será la capacidad de hacer coexistir alternativas aparentemente incompatibles.

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Tal como afirma Tomas Chamorro-Premuzic, tendremos que amalgamar talento híbrido en lugares de trabajo híbridos, con culturas híbridas y carreras híbridas. Estamos ante una oportunidad única de reiniciar las modalidades de trabajo. Si lo aprovechamos, nuestra vida laboral será más útil, productiva, ágil y flexible.

Así lo plantea el reporte de Gallup «Going Back to Work in the Office: It Has to Be Worth It», uno de los grandes desafíos que tenemos por delante es generar una «propuesta de valor de la oficina” que realmente mejore el compromiso de los colaboradores. En definitiva, que explique «la razón por la que venimos al lugar de trabajo». Son tres las preguntas a formularse: ¿Cómo hacer que las personas vuelvan sintiéndose seguras? ¿Cuál es nuestra estrategia de trabajo híbrido? ¿Cuál es nuestra propuesta de valor de la oficina?  Es acá donde hay que considerar las “4Cs”: conexión con otros, colaboración, creatividad y cultura.

La pregunta no es si es posible trabajar desde cualquier lugar, sino qué se necesita para hacerlo posible, como destaca el profesor de Harvard Prithwiraj (Raj) Choudhury. La seguridad, la privacidad y la motivación de los colaboradores serán aspectos fundamentales a contemplarse.

Si bien sus características pueden cambiar, la oficina sigue siendo aún un lugar de conexión e innovación que no es fácil de replicar con una fuerza laboral completamente remota y distribuida. El éxito de adoptar estos modelos depende de la capacidad del equipo de liderazgo para elegir un camino —considerando tanto las necesidades del negocio como las de las personas—, comunicar la visión, aprender durante el proceso e ir haciendo las correcciones que sean necesarias. Tal vez estemos a las puertas de un nuevo modelo que aún ni siquiera tenemos la capacidad de imaginarlo. ¡Y eso es lo apasionante!

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