Son épocas de descanso y la gran mayoría de nuestros colaboradores seguramente aprovechará las fiestas para tomarse un descanso. Por lo que nos pareció oportuno compartirles un interesante artículo de Harvard Business Review que se re plantea el uso del muy usado “out of office”.
Todos necesitamos tiempo para desconectar y recargar. Una investigación muestra que el hecho de desconectar, especialmente del correo electrónico, nos convierte en personas bastante menos estresadas y más productivas. Sin embargo, muchos de nosotros solemos dudar en dar el primer paso: el de escribir un mensaje de “fuera de la oficina” apropiado (OOO por las siglas en inglés de fuera de la oficina, Out-of-Office) que establece unos claros límites durante nuestro tiempo libre. Personalmente, siempre temo que un correo de OOO tenga consecuencias no deseadas, como dar la impresión de “vago” o provocar oportunidades perdidas.
Pero lo que muchos no deseamos llevar a cabo, porque creemos que influiría negativamente en nuestra imagen o éxito, sí que podría realizarse de manera eficaz para que resulte exactamente lo contrario a lo temido. Los mensajes de OOO pueden ser una herramienta increíble para impulsar nuestro éxito. El uso de estas respuestas automáticas, ya sea durante las vacaciones, una conferencia o los grandes momentos de nuestras vidas, como el nacimiento de un hijo, puede generar un vínculo social con los destinatarios, incluyendo colegas, clientes y proveedores.
Compartir una pequeña información sobre nosotros, el viaje que estamos haciendo o algún producto o servicio de nuestra compañía, serviría para profundizar en una relación comercial o en la conexión de un cliente con la compañía. Un estudio demuestra que el nexo social, que aporta significado y profundidad a nuestras relaciones, representa el mejor indicador de los niveles de felicidad a largo plazo y resulta un factor importante que contribuye a nuestro desempeño en el trabajo. Cuando las personas se sienten vinculadas a nosotros positivamente, parece más probable que quieran hacer negocios con nosotros y casi seguro que quieren encontrar soluciones a sus problemas conjuntamente. La unión surge del sentimiento de conocer a alguien realmente.
No obstante, la mayoría de las personas opta por el mensaje “seguro” que avisa al remitente de que estaremos fuera de la oficina hasta tal fecha y de la posibilidad de ponerse en contacto con un compañero en concreto si necesita asistencia inmediata. Calculo que dichos mensajes representan aproximadamente el 98% de los OOO. He recibido literalmente decenas de miles de ellos durante mi carrera. Muy raramente, me ha llegado una auto-respuesta más agresiva (.00001%), como por ejemplo el mensaje del redactor Daniel Mallory Ortberg publicado en The Atlantic: “En este momento estoy de vacaciones y no acepto ningún correo electrónico sobre nada. Tampoco pienso leer ningún email anterior cuando regrese, porque eso representa la antítesis de la experiencia vacacional”. Este tipo de mensajes no son mi estilo. Sin embargo, tiene algo que resuena, porque el propósito de las vacaciones fracasa si volvemos a correos electrónicos acumulados, especialmente cuando la mayoría de ellos resultan agua pasada o temas resueltos. Un amigo de una editorial desvió todos sus emails durante las vacaciones directamente a la papelera y luego les pidió a los remitentes que lo volvieran a enviar si aún era importante después de su regreso. Recibió tres correos electrónicos el primer día.
Si ese camino no les parece el correcto, tal vez haya algo que podamos aprender del 2% restante de los mensajes de OOO que he recibido. A veces, solo hay que agregar una línea adicional al mensaje estándar de OOO para que se convierta de adecuado a beneficioso.
Compartir el Significado
Compartir una información importante que puede dar pie a iniciar una conversación la próxima vez que nos veamos. ¿Por qué nos tomamos un tiempo fuera de la oficina? ¿Qué estamos aprendiendo en una conferencia que ayudará a atender mejor a nuestros clientes? ¿A dónde vamos de vacaciones y qué es lo que deseamos realizar mientras estamos allí? A continuación, propongo dos correos electrónicos como ejemplo para transmitir el mensaje de no estar disponible. (El primero es el que mi esposo, Shawn Achor, ha usado realmente):
“Hola, estoy celebrando 5 años de matrimonio, y también disfruto de las vacaciones de verano con nuestros hijos, uno de 4 años y otro de 4 meses. En honor a estas vacaciones tan memorables, no revisaré el correo electrónico hasta [fecha]. Si necesita algo con urgencia, comuníquese por favor con mi maravillosa asistente Jenny en [correo electrónico]”.
“Hola, estoy asistiendo a una conferencia en Atlanta esta semana con otros gestores de contabilidad de atención médica con la esperanza de traer de vuelta herramientas que mejorarán los negocios de mis clientes. Tendré acceso limitado al correo electrónico durante este tiempo. Si necesita asistencia inmediata antes del lunes, comuníquese por favor con [colega]”.
Este tipo de comentarios servirían muy bien para iniciar conversaciones, ya que las personas que están en la oficina preguntarán sobre la conferencia o las vacaciones y nos conocerán como un ser humano completo, en lugar de simplemente un compañero de trabajo.
Ofrecer un Recurso
Otra opción es compartir un recurso dirigido a nuestros clientes. Habrá que considerar a los que nos envían más correos electrónicos para seleccionar un recurso apropiado.
¡Hola! Espero que estés teniendo un gran verano. Es hora de mis vacaciones. Espero poder responder a su correo electrónico cuando regrese el día [fecha].
Mientras tanto, quería compartir con nuestros clientes este artículo sobre trucos para aprovechar al máximo nuestro sistema de CRM. Si usa alguno de ellos ahorrará horas de su tiempo.
Si necesita ayuda inmediata …
El verano pasado, utilicé el siguiente mensaje por primera vez y recibí respuestas muy positivas. ¡La mayoría amenazó con robarlo!
¡Hola! Nuestro estudio más reciente muestra que las vacaciones son buenas para el cerebro y aumenta el rendimiento en el trabajo. ¡Esto requiere más investigación! Estaré fuera de la oficina con acceso limitado al correo electrónico hasta [fecha]. Si necesita asistencia inmediata, por favor comuníquese con [mi colega].
¡Feliz verano!
Personaliza tu Mensaje
Algunos sistemas de correo electrónico permiten redactar una información para las personas de dentro y otra diferente para las personas ajenas a la organización. Gmail nos facilita enviar respuestas automáticas solo a nuestros contactos y no a los desconocidos. Estas funciones tan simples pueden darnos aún más flexibilidad. Por ejemplo, si deseamos compartir una información más personal con nuestros compañeros, pero no con los remitentes externos. Un ejemplo sería:
Un mensaje externo pondría: “Mi esposo y yo acabamos de tener a nuestro segundo bebé. Estaré de baja por maternidad hasta [fecha]. Comuníquese por favor con [colega] si necesita ayuda más puntual en mi ausencia. Espero que volvamos a ponernos en contacto cuando regrese”.
Mientras que una respuesta interna sería: “¡La pequeña Lucy Bell vino al mundo el día [fecha], y Mark y yo no podríamos estar más felices! Estaré de baja por maternidad hasta [fecha]. En mi ausencia, comuníquese por favor con Sheri Parks para cualquier necesidad de marketing y con Emily Smith para temas de relaciones públicas. Por favor, disfrute de la foto de Lucy y su hermano mayor Cooper más abajo. ¡Espero poder celebrarlo con todos cuando regrese!”.
Yo experimento con estas ideas en mi propia vida, como con la mayoría de lo que escribo. Este verano me he apropiado del mensaje anterior de mi marido. La respuesta ha sido extremadamente positiva. Acabé teniendo excelentes conversaciones con contactos y clientes sobre los planes de verano o el matrimonio y saboreando a conciencia todos esos momentos especiales con mis niños mientras son aún jóvenes. El nuevo y mejorado OOO dio resultados. Me ofreció la muy necesaria oportunidad de estar completamente presente en vacaciones con mi familia y la de conectarme más profundamente con otros al regresar.
ME ENCANTO!!