¿Como Diseñar un Plan de Comunicación Interna?

Cinco pasos para lograrlo en las empresas

Para gozar de una buena Comunicación Interna (CI), te pasamos algunos tips publicados recientemente en el diario El País.

Lo primero que se debe hacer es un Diagnóstico de la situación actual, para lo que se puede utilizar algunos documentos ya existentes, como la evaluación de desempeño de los colaboradores, los resultados del estudio de clima interno y por sobre todo el Plan Estratégico de la empresa.

De ser posible, un diagnóstico de la CI en sí, donde se analicen puntualmente los problemas en ese aspecto, cuales son las fuentes y canales más utilizados, quienes son los referentes dentro de la organización y otros aspectos que permiten encontrar las fortalezas, debilidades actuales y las oportunidades de mejora.

Y poder elaborar algunas preguntas como; ¿Desde qué áreas se informa? ¿cuál es el entorno? ¿resultdos económicos? ¿Proyectos en marcha? ¿evaluación y logros de colaboradores? ¿política comercial? ¿ventas? ¿estado de pérdidas y ganancias? ¿Cómo es el clima interno? ¿tenso? ¿distendido?¿colaborador? o ¿participativo?, permitirán evaluar el estado actual de las comunicaciones internas.

En segundo lugar se debe Fijar objetivos que al igual que para los planes de ventas o de marketing, es fundamental establecerlos, sean cualitativos y cuantitativos para saber lo que se espera alcanzar, y delinear los indicadores que permitan verificar el cumplimiento de los mismos.

Esto, alineado de los logros y objetivos estratégicos de la empresa, además de establecer mecanismos de revisión que permitan medir la eficacia del plan, ya sea mediante encuestas, autoevaluaciones o auditorías.

Uno de los puntos críticos del plan es el Contenido, porque hay que asegurarse que sea relevante para las personas que lo van a recibir, como la fecha del pago de haberes o la incorporación de un nuevo Gerente, sin embargo, hay mensajes que pueden ser de interés sólo para un segmento, y muchas veces, el envío masivo de este tipo de comunicaciones, puede generar un efecto adverso. En caso de bonos, si este no implica al total de los colaboradores, deberá ser comunicado solamente a los beneficiarios del mismo, o como el beneficio de horario de verano si solo aplica para cierta área de la organización y no para todas.

Temáticas particularmente complejas, como “Seguridad Laboral” o el “Reglamento interno”, son mucho más amigables presentadas en videos o infografías, que en extensos manuales de cientos de páginas. Encontrar el formato adecuado, sin duda es la clave del éxito. Otro punto importante, es tener en cuenta que estas comunicaciones, cumplan con el manual de identidad corporativa, y estén en línea con la comunicación externa por ejemplo, siempre buscando generar la anhelada consistencia entre CI y CE.

Como cuarto paso, es fundamental seleccionar los Medios de comunicación interna más adecuados para conseguir los objetivos esperados, para lo cual se debe analizar detalladamente la población a la cual vamos a comunicar cada mensaje, y asegurarse de que lo reciban en tiempo y forma. Muchas veces las empresas diseñan excelentes sistemas internos como la intranet o mailings con alertas y novedades, pero muchos colaboradores no tienen acceso a medios electrónicos por ejemplo o en otros casos, los mensajes son colocados en carteleras (tradicionales o electrónicas) pero en el horario nocturno el personal ingresa por otra puerta y no las ve, son variables a considerar a la hora de delinear cómo se hará llegar el mensaje a todos los interesados. A la hora de trabajar en este punto, es importante considerar además variables como la dispersión geográfica, para garantizar que la información llegue a todos al mismo tiempo.

Por último, es de suma importancia la Capacitación y que todo el personal involucrado en el proyecto, esté capacitado en lo que se espera del mismo, así como brindarles herramientas que aseguren la correcta implementación y transmisión de las prácticas delineadas.

Puede que para el diseño de la comunicación se requiera la ayuda del departamento de Marketing y será fundamental que comprenda en detalle la iniciativa, o si será involucrada el área de TI para el diseño de la Intranet o los mailings, también informarles sobre el proceso, los públicos, los objetivos, etc.

Un punto clave, es la capacitación a los líderes que estarán a cargo de nutrir de contenidos el sistema de Comunicación Interna.